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Das Budget eines Ferienlagers oder Pfadilagers in der Schweiz: von den Kosten zum Preis pro Kind

Das Ferienlager eines Vereins beginnt mit einem Budget. Hier sehen Sie die Zeilen eines Lagers von sieben Tagen, wie Sie mit Subventionen, Reserve und Geschwisterrabatt auf den Preis pro Kind kommen, einen Solidaritätspreis, den Kalender, Anzahlung und Restzahlung, die Abmeldungen und die Abrechnung am Ende.

Nur für Personen, die in der Schweiz wohnen.Zur Information. Dieser Guide folgt dem Schweizer Recht und den Schweizer Regeln. Er kann Fehler enthalten oder veraltet sein: Prüfen Sie immer die offiziellen Quellen und holen Sie sich im Zweifel Hilfe bei einer offiziellen Stelle. Keine Finanz-, Steuer- oder Rechtsberatung; Gebühren und Funktionen im E-Banking bestätigt Ihre Bank.

Das Budget eines Ferienlagers, Zeile für Zeile

Pfadi, ein Sportverein, eine Kirchgemeinde, ein Jugendverein: Das Ferienlager beginnt auf einem Blatt Papier, noch bevor es eine einzige Anmeldung gibt. Darauf steht alles, was es kosten wird. Wer das Budget genehmigt, der Vorstand oder die Mitgliederversammlung, sagen die Statuten; der Vorstand führt die Geschäfte und vertritt den Verein (Art. 69). Hier ein erfundenes Lager: sieben Tage, 30 Kinder.

Lagerbudget: CHF 8’925

ZeileBudget
Unterkunft3’000
Verpflegung2’600
Transport1’200
Aktivitäten900
Material500
Versicherung300
Reserve (5 %)425

Die Reserve ist ein Prozentsatz der übrigen Kosten: hier 5 % von CHF 8’500. Sie deckt Unvorhergesehenes und die eine oder andere Abmeldung.

CHF 8’925 Gesamtkosten30 KinderCHF 297.50 pro Kind

Das sind die Kosten pro Kind, nicht der Preis. Den Preis ermitteln Sie im nächsten Abschnitt: Subventionen abziehen und Rabatte berücksichtigen.

Auch die Leiterinnen und Leiter essen und schlafen. Nehmen Sie Verpflegung, Unterkunft und Versicherung der Begleitpersonen ins Budget auf. Diese Zeile wird am häufigsten vergessen.

Obligatorisches Schullager? Dafür gelten eigene Regeln: Der Grundschulunterricht ist an öffentlichen Schulen unentgeltlich (Art. 62 BV, Abs. 2). Das steht im Guide Die Klassenkasse. Dieser Guide gilt für die Lager eines Vereins.

Der Preis pro Kind: von den Kosten zum Betrag jeder Familie

Der Preis geht von den Gesamtkosten samt Reserve aus. Ziehen Sie die Subventionen ab und teilen Sie den Rest durch die Anzahl Kinder. Gibt es einen Rabatt für Geschwister, zahlen die anderen Kinder etwas mehr, damit die Summe aufgeht. Tragen Sie Ihre Zahlen ein.

Rechner für den Preis pro Kind

Kosten mit Reserve
8’925.00
Von den Familien zu zahlen
7’425.00
Preis pro Kind
251.00
Preis ab dem 2. Kind
226.00
Total, das die Familien zahlen
7’430.00
Überschuss durch Aufrunden
5.00

Die Subventionen decken 17 % der Kosten. Die Preise werden auf ganze Franken aufgerundet.

Melden sich 2 Kinder ab und sinken die Kosten nicht (Unterkunft und Transport bleiben meist gleich), reichen die Reserve und der Überschuss nicht: Es fehlen CHF 72.00.

Subventionen: nur bestätigte. J+S (Jugend+Sport) ist das Bundesprogramm, das Jugendaktivitäten mit ausgebildeten J+S-Leiterinnen und -Leitern über die Kantone unterstützt. Wie viel und unter welchen Bedingungen: Fragen Sie beim kantonalen J+S-Amt nach. Die Gemeinde, die Kirche oder ein Sponsor haben eigene Regeln. Rechnen Sie nur mit dem, was Sie schriftlich haben.

Ein Solidaritätspreis, wenn der Verein es möchte

Nicht alle Familien können gleich viel zahlen. Eine Möglichkeit ist der Solidaritätspreis: Die zu deckende Summe bleibt dieselbe, aber jede Familie wählt eine Stufe. Eine Stufe ist ein Niveau: tief, mittel oder hoch. Wer die hohe Stufe wählt, zahlt mehr und hilft, dass die tiefe weniger zahlt. Das ist freiwillig, und ob das Lager es anbietet, entscheidet der Verein.

Solidaritätspreis: ein Beispiel mit sechs Familien

FamilieStufeZahlt (50 % gleich)
Familie A, tiefe Stufe1300.00
Familie B, tiefe Stufe1300.00
Familie C, mittlere Stufe2400.00
Familie D, mittlere Stufe2400.00
Familie E, hohe Stufe3500.00
Familie F, hohe Stufe3500.00

Bewegen Sie den Regler. Bei 100 % gleichem Anteil zahlen alle gleich viel, CHF 400. Bei 0 % folgt der Preis nur der Stufe. Dazwischen gibt es einen Teil, der allen gleich ist, und einen Teil, der von der Stufe abhängt.

  • DiskretNur wer die Abrechnung macht, kennt die Stufe. Jede Familie erhält ihre Rechnung mit ihrem Betrag und sieht die der anderen nicht.
  • Von der Familie angegebenDer Verein entscheidet, ob er einen Nachweis verlangt. Schreiben Sie die Regel in die Anmeldebedingungen.
  • Geht nur auf, wenn die Summe stimmtWählen wenige Familien die hohe Stufe, reicht die Summe nicht. Rechnen Sie mit dem, was Sie erwarten, nicht mit dem, was Sie sich wünschen.

Der Lagerkalender, vom Subventionsgesuch bis zur Abrechnung

Ein Beispiel für ein Lager im Juli. Die richtigen Daten sind Ihre. Die Fristen jeder Subvention bestätigen Sie beim kantonalen J+S-Amt und bei der Gemeinde.

  1. Budget und SubventionenDas schriftliche Budget und die Subventionsgesuche, mit den Fristen jeder Subvention
  2. ReservationenDas Haus oder der Zeltplatz und der Transport, mit deren Annullierungsbedingungen
  3. AnmeldebedingungenPreis, Anzahlung, Fristen und Rückerstattungen, schriftlich festgehalten, bevor die Anmeldung öffnet
  4. Anmeldungen und AnzahlungJede Familie akzeptiert die Bedingungen und zahlt die Anzahlung
  5. Die RestzahlungDie Zahlung des Fehlenden, vor dem Lager
  6. Das LagerDie Quittungen für alles, was vor Ort bezahlt wird
  7. Die AbrechnungTatsächliche Einnahmen und Ausgaben neben dem Budget
  8. BerichtFür alle, die Subventionen gegeben haben, mit dem, was jede verlangt

Bevor die Anmeldung öffnet, eine Liste zum Abhaken. Sie wird nur in diesem Browser gespeichert.

  • Das Budget ist geschrieben und genehmigt. Vom Vorstand oder von der Mitgliederversammlung, wie es die Statuten sagen.
  • Der Preis enthält die Reserve. Und den Geschwisterrabatt, falls es einen gibt.
  • Die eingerechneten Subventionen sind bestätigt. Schriftlich, von denen, die sie geben.
  • Die Anmeldebedingungen sind geschrieben. Anzahlung, Frist der Restzahlung, Rückerstattungen, ärztliches Zeugnis.
  • Es gibt eine Platzzahl und eine Frist. Und eine Warteliste, wenn Sie möchten.
  • Die Versicherung ist geprüft. Kinder und Leiterinnen und Leiter: Fragen Sie beim Versicherer nach, was gedeckt ist.
  • Es gibt ein Vereinskonto für die Zahlungen. Mit IBAN, damit die Familien mit einer QR-Rechnung zahlen können.
  • Sie verlangen nur die Gesundheitsdaten, die Sie brauchen. Allergien, Medikamente, und alles wird an einem einzigen Ort aufbewahrt.

Anzahlung, Restzahlung und Abmeldungen

Ein Lager kann in zwei Raten kassieren. Die Anzahlung ist ein Vorschuss: ein Teil des Preises, bei der Anmeldung bezahlt, der den Platz sichert. Die Restzahlung folgt später, vor dem Lager.

  1. Die BedingungenDie Familie liest und akzeptiert den Preis, die Anzahlung und die Regeln für Abmeldungen.
  2. Die AnzahlungEin Teil des Preises, mit einer Frist. Sobald sie eingeht, gehört der Platz der Familie.
  3. Die RestzahlungAn einem festen Datum, einige Wochen vor dem Lager.
  4. Die BestätigungWer alles bezahlt hat, erhält die Bestätigung und die Liste dessen, was mitzubringen ist.

Und wenn sich ein Kind abmeldet? Beantworten Sie die Fragen.

1. Hat die Familie die Anmeldung vor der Frist annulliert, die die Anmeldebedingungen festlegen?

Ja Nein

2. Meldet sich das Kind wegen Krankheit ab, mit ärztlichem Zeugnis?

Ja Nein

3. Hat ein anderes Kind den Platz übernommen, zum Beispiel von der Warteliste?

Ja Nein
Zurückerstattet wird, was die Bedingungen sagen

Haben Sie «volle Rückerstattung bis zu einem bestimmten Datum» geschrieben, wird alles zurückerstattet. Ist die Anzahlung nicht rückerstattbar, bleibt sie ausgenommen, und die Familie wusste es, als sie die Bedingungen akzeptierte.

Prüfen Sie, was die Bedingungen zum ärztlichen Zeugnis sagen

Wenn sie es erwähnen, gilt, was geschrieben steht. Wenn nicht, entscheidet der Vorstand, hält den Entscheid schriftlich fest und behandelt alle Familien gleich.

Prüfen Sie, was die Bedingungen zum Platz sagen

Ist der Platz neu besetzt, verliert das Lager den Preis dieses Kindes nicht. Trotzdem entscheidet der Vorstand und hält das Kriterium schriftlich fest.

Es gilt, was die Bedingungen sagen

Haben Sie geschrieben, dass es ab einem bestimmten Datum keine Rückerstattung gibt, hat die Familie das akzeptiert. Steht nichts geschrieben, entscheidet der Vorstand; im Zweifel holen Sie den Rat einer Juristin oder eines Juristen ein.

Schreiben Sie die Bedingungen, bevor die Anmeldung öffnet

Bei einer Abmeldung gilt, was in den Anmeldebedingungen steht, die die Familien akzeptiert haben. Eine Seite genügt: der Preis, die Anzahlung und das Datum der Restzahlung, die Abmeldefrist, was zurückerstattet wird, was bei einem ärztlichen Zeugnis geschieht. Von Fall zu Fall zu entscheiden, wenn das Lager schon beginnt, ist für alle schlechter.

Die Abrechnung des Lagers und was mit dem Überschuss geschieht

Ist das Lager vorbei, kommen die tatsächlichen Zahlen neben das Budget. Dasselbe Lager, mit erfundenen Zahlen: woher das Geld kam.

Woher das Geld kam: CHF 9’380

EinnahmenCHF
Familien (Anmeldungen)7’430
Subventionen (J+S, Gemeinde, Kirche)1’500
Benefizfest450
CHF 9’380 EinnahmenCHF 8’740 AusgabenCHF 640 Überschuss

Das Essen kostete mehr als geplant, und die Reserve wurde kaum gebraucht. Es blieben CHF 640 übrig. Und jetzt?

Die Reserve und der Überschuss

Das entscheidet der Verein. Einige Möglichkeiten: für das Lager des nächsten Jahres zurücklegen, den Preis des nächsten Lagers senken, einen Teil den Familien zurückgeben, für eine andere Aktivität verwenden. Sagen die Statuten nicht, wer entscheidet, beschliesst die Mitgliederversammlung, was nicht in die Zuständigkeit eines anderen Organs fällt (Art. 65). Halten Sie den Entscheid im Protokoll fest. Und prüfen Sie, was jede Subvention zum Überschuss sagt: Einige haben Bedingungen.

Und wenn Geld fehlt?

Für die Schulden des Vereins haftet das Vereinsvermögen, ausser die Statuten sagen etwas anderes (Art. 75a). Darum sind die Reserve und die Abmeldebedingungen wichtig. Sprechen Sie mit dem Vorstand, bevor das Lager beginnt, nicht danach.

Was aufbewahrt wird

Der Vorstand führt die Bücher des Vereins (Art. 69a). Ein Verein, der sich nicht ins Handelsregister eintragen muss, führt eine einfache Buchhaltung (Art. 957 OR). Die Bücher und Belege werden zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR). Die Belege des Lagers gehören in die Jahresrechnung und gehen bei Bedarf an die, die Subventionen gegeben haben.

Und die Steuer? Bei der direkten Bundessteuer wird ein Gewinn unter CHF 5’000 nicht besteuert (Art. 71 DBG). Bei ideellen Zwecken bis CHF 20’000, wenn der Gewinn ganz für diese Zwecke verwendet wird (Art. 66a DBG). Der Kanton und die Gemeinde haben eigene Regeln: Bestätigen Sie sie bei der Steuerverwaltung.

Alle Familien auf einmal abrechnen

  1. Die angemeldeten FamilienName und E-Mail der zahlenden Person
  2. Der Preis jeder FamilieGleich oder nach Gewichten
  3. Eine QR-Rechnung pro FamilieJede mit ihrer eigenen Referenz
  4. Wer schon bezahlt hatSie markieren; erneut senden Sie nur an die Offenen

Dafür gibt es QR Quota, eine App für das iPhone. Die angemeldeten Familien sind die Mitglieder der Gruppe. Anzahlung und Restzahlung sind zwei Versände, jeder mit seiner QR-Rechnung pro Familie.

Eine Ausgabenabrechnung in QR Quota: die Ausgabenzeilen, die Versandschaltfläche und die bereits erfolgten Versände
  • Der Geschwisterrabatt, über die GewichteSie geben jeder Familie ein Gewicht: 100 pro Kind, 90 pro Geschwisterkind mit 10 % Rabatt. Eine Familie mit zwei Kindern: 190. Der Gesamtbetrag wird auf den Rappen genau aufgeteilt. Die Solidaritätsstufe funktioniert genauso.
  • Anzahlung und RestzahlungJede ist ein Versand, an ihrem Datum. Nach dem ersten Versand sind die Zeilen gesperrt. Ohne Sie wird nichts versendet, ausser Sie schalten den automatischen Versand ein (Pro).
  • Eine Referenz pro Familie und VersandSCOR mit der normalen IBAN; QRR mit der QR-IBAN. Nach den Swiss Payment Standards (IG v2.3).
  • Von Ihrer E-Mail-AdresseDie App sendet von Ihrem Konto aus, Gmail oder einem anderen Anbieter.
  • Die Daten bleiben auf dem iPhoneKein Konto. Die App spricht nicht mit Ihrer Bank: Sie markieren, wer bezahlt hat.

Der Gratis-Plan genügt, um es mit zwei Familien auszuprobieren. Für das ganze Lager brauchen Sie Pro, das sich 14 Tage gratis testen lässt.

Gratis für einen Verein mit bis zu zwei Mitgliedern und drei aktiven Ausgabenabrechnungen, ohne Zeitlimit. Pro lässt sich 14 Tage gratis testen; danach wählen Sie wöchentlich, jährlich oder eine Einmalzahlung, mit der Pro für immer bleibt. Der Preis steht im App-Store-Eintrag.

QR Quota für das iPhone laden. Eine QR-Rechnung pro Person, jede mit eigener Referenz, versendet von Ihrer E-Mail-Adresse. Gratis zum Starten, ohne Konto.

App ansehen Im App Store laden

Häufige Fragen

Wie berechnet man den Preis eines Ferienlagers pro Kind?

Sie zählen die Lagerkosten mit einer Reserve zusammen, ziehen die bestätigten Subventionen ab und teilen den Rest durch die Anzahl Kinder. Es wird aufgerundet. Mit Geschwisterrabatt zahlen die anderen Kinder etwas mehr, damit die Summe aufgeht.

Bezahlt J+S das Ferienlager?

J+S (Jugend+Sport) unterstützt Jugendaktivitäten mit ausgebildeten J+S-Leiterinnen und -Leitern mit Bundessubventionen, die über den Kanton beantragt werden. Beträge und Bedingungen unterscheiden sich: Fragen Sie beim kantonalen J+S-Amt nach.

Darf ich Familien mit tieferem Einkommen weniger verrechnen?

Das entscheidet der Verein. Eine Möglichkeit ist der Solidaritätspreis: Die zu deckende Summe bleibt gleich, aber jede Familie wählt eine Stufe, und wer die hohe wählt, hilft der tiefen. Das ist freiwillig, und nur wer die Abrechnung macht, kennt die Stufe.

Gibt es das Geld zurück, wenn sich ein Kind vom Lager abmeldet?

Das hängt von den Anmeldebedingungen ab, die die Familie akzeptiert hat: Frist, Anzahlung, ärztliches Zeugnis. Schreiben Sie sie, bevor die Anmeldung öffnet. Steht nichts geschrieben, entscheidet der Vorstand und behandelt alle Familien gleich.

Was macht man mit dem Geld, das vom Lager übrig bleibt?

Das entscheidet der Verein: für das nächste Jahr zurücklegen, den Preis senken, einen Teil zurückgeben oder für eine andere Aktivität verwenden. Sagen die Statuten nicht, wer entscheidet, beschliesst die Mitgliederversammlung (Art. 65). Prüfen Sie, was jede Subvention zum Überschuss sagt.

Zahlt ein Verein Steuern auf den Gewinn eines Lagers?

Bei der direkten Bundessteuer wird ein Gewinn unter CHF 5’000 nicht besteuert (Art. 71 DBG). Bei ideellen Zwecken gilt die Grenze von CHF 20’000, wenn der Gewinn ganz für diese Zwecke verwendet wird (Art. 66a DBG). Der Kanton hat eigene Regeln: Fragen Sie bei der Steuerverwaltung nach.

Über diesen Guide. Informativer Inhalt. Keine Rechts-, Buchhaltungs- oder Steuerberatung: Für Ihr Lager gelten die Statuten des Vereins, die Anmeldebedingungen, die die Familien akzeptieren, und die Regeln jeder Subvention. Die Beispiele und Zahlen des Lagers sind erfunden. Die zitierten Artikel stammen aus dem Schweizerischen Zivilgesetzbuch (ZGB), dem Obligationenrecht (OR), der Bundesverfassung (BV) und dem Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG); jeder führt zum amtlichen Text auf Fedlex. Dieser Guide kann Fehler enthalten oder veraltet sein: Prüfen Sie immer die offiziellen Quellen. Stand: Oktober 2026.

Quellen (5)

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