GuidesQR-factures et cotisations
Le budget d'un camp de vacances ou de scouts en Suisse : du coût au prix par enfant
Un camp de vacances d'association commence par un budget. Vous voyez ici les lignes d'un camp de sept jours, comment arriver au prix par enfant avec subventions, réserve et rabais fratrie, un prix solidaire, le calendrier, l'acompte et le solde, les désistements et les comptes à la fin.
Uniquement pour les personnes qui vivent en Suisse.À titre informatif. Ce guide suit le droit et les règles suisses. Il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour : vérifiez toujours les sources officielles et, en cas de doute, demandez de l'aide à un service officiel. Ce n'est pas un conseil financier, fiscal ou juridique ; pour les frais et les fonctions de votre e-banking, c'est votre banque qui fait foi.
- Le budget du camp
- Le prix par enfant
- Un prix solidaire
- Le calendrier du camp
- Acompte, solde et désistements
- Les comptes et l'excédent
- Facturer toutes les familles en une fois
- Questions
Le budget d'un camp de vacances, ligne par ligne
Les scouts, un club, une paroisse, une association de jeunes : le camp de vacances commence sur une feuille de papier, avant même la première inscription. Tout ce qu'il va coûter s'y trouve. Qui approuve le budget, le comité ou l'assemblée, c'est aux statuts de le dire ; le comité gère l'association et la représente (art. 69). Voici un camp inventé : sept jours, 30 enfants.
Budget du camp : CHF 8’925
| Ligne | Budget |
|---|---|
| Hébergement | 3’000 |
| Repas | 2’600 |
| Transport | 1’200 |
| Activités | 900 |
| Matériel | 500 |
| Assurance | 300 |
| Réserve (5 %) | 425 |
La réserve est un pourcentage du reste : ici, 5 % de CHF 8’500. Elle sert aux imprévus et à un ou deux désistements.
C'est le coût par enfant, pas le prix. Le prix découle de la section suivante : déduisez les subventions et tenez compte des rabais.
Les moniteurs aussi mangent et dorment. Mettez au budget les repas, l'hébergement et l'assurance de ceux qui encadrent les enfants. C'est la ligne que l'on oublie le plus souvent.
Camp scolaire obligatoire ? Il a ses propres règles : l'enseignement de base est gratuit dans les écoles publiques (art. 62 Cst., al. 2). C'est dans le guide La caisse de classe. Ce guide est pour les camps d'une association.
Le prix par enfant : du coût à ce que paie chaque famille
Le prix part du coût total, avec la réserve. Déduisez les subventions et divisez le reste par le nombre d'enfants. S'il y a un rabais fratrie, les autres enfants paient un peu plus, pour que le total tombe juste. Saisissez vos chiffres.
Calculateur du prix par enfant
- Coût avec la réserve
- À payer par les familles
- Prix par enfant
- Prix du 2e enfant et des suivants
- Total payé par les familles
- Excédent dû à l'arrondi supérieur
Les subventions couvrent du coût. Les prix sont arrondis au franc supérieur.
Les subventions attendues couvrent tout le coût et les familles ne paieraient rien. Vérifiez si chaque subvention a un plafond par enfant et ce qu'elle dit de l'excédent.
Si enfants se désistent et que les coûts ne baissent pas (l'hébergement et le transport restent en général), la réserve et l'excédent ne suffisent pas : il manque CHF .
La réserve et l'excédent couvrent les désistements que vous avez saisis.
Subventions : seulement les confirmées. J+S (Jeunesse+Sport) est le programme fédéral qui soutient, par les cantons, les activités de jeunes encadrées par des moniteurs formés J+S. Combien, et à quelles conditions : renseignez-vous auprès de l'office cantonal J+S. La commune, l'Église ou un sponsor ont leurs règles. Ne comptez que ce que vous avez par écrit.
Un prix solidaire, si l'association le souhaite
Toutes les familles ne peuvent pas payer autant. Une manière d'y répondre est le prix solidaire : la somme à couvrir reste la même, mais chaque famille choisit un palier. Un palier est un niveau : bas, moyen ou élevé. Qui choisit le palier élevé paie plus et aide le palier bas à payer moins. C'est facultatif, et c'est à l'association de décider si le camp en a un.
Prix solidaire : un exemple avec six familles
| Famille | Palier | Paie (50 % égal) |
|---|---|---|
| Famille A, palier bas | 1 | 300.00 |
| Famille B, palier bas | 1 | 300.00 |
| Famille C, palier moyen | 2 | 400.00 |
| Famille D, palier moyen | 2 | 400.00 |
| Famille E, palier élevé | 3 | 500.00 |
| Famille F, palier élevé | 3 | 500.00 |
Déplacez le curseur. À 100 % de part égale, toutes paient autant, CHF 400. À 0 %, le prix suit seulement le palier. Entre les deux, une part est la même pour tous et une autre dépend du palier.
- DiscretSeule la personne qui fait les comptes connaît le palier. Chaque famille reçoit sa facture, avec son montant, et ne voit pas celles des autres.
- Déclaré par la familleL'association décide si elle demande un justificatif. Écrivez la règle dans les conditions d'inscription.
- Ça ne marche que si le total tombe justeSi peu de familles choisissent le palier élevé, la somme ne suffit pas. Faites les comptes avec ce que vous attendez, pas avec ce que vous espérez.
Le calendrier du camp, de la demande de subvention aux comptes
Un exemple pour un camp en juillet. Les bonnes dates sont les vôtres. Les délais de chaque subvention, confirmez-les auprès de l'office cantonal J+S et de la commune.
- Budget et subventionsLe budget écrit et les demandes de subvention, avec les délais de chacune
- RéservationsLa maison ou le terrain et le transport, avec leurs conditions d'annulation
- Conditions d'inscriptionPrix, acompte, délais et remboursements, écrits avant l'ouverture
- Inscriptions et acompteChaque famille accepte les conditions et paie l'acompte
- Le soldeLe paiement de ce qui reste, avant le camp
- Le campLes quittances de tout ce qui se paie sur place
- Les comptesRecettes et dépenses réelles à côté du budget
- RapportPour ceux qui ont donné des subventions, avec ce que chacun demande
Avant d'ouvrir les inscriptions, une liste à cocher. Elle reste enregistrée seulement dans ce navigateur.
- Le budget est écrit et approuvé. Par le comité ou par l'assemblée, comme le disent les statuts.
- Le prix inclut la réserve. Et le rabais fratrie, s'il y en a un.
- Les subventions comptées sont confirmées. Par écrit, par ceux qui les donnent.
- Les conditions d'inscription sont écrites. Acompte, délai du solde, remboursements, certificat médical.
- Il y a un nombre de places et un délai. Et une liste d'attente, si vous le souhaitez.
- L'assurance est vérifiée. Enfants et moniteurs : demandez à l'assureur ce qui est couvert.
- Il y a un compte de l'association pour recevoir. Avec un IBAN, pour que les familles paient avec une QR-facture.
- Vous ne demandez que les données de santé dont vous avez besoin. Allergies, médicaments, et vous gardez tout au même endroit.
Acompte, solde et désistements
Un camp peut encaisser en deux fois. L'acompte est une avance : une partie du prix, payée à l'inscription, qui garde la place. Le solde se paie plus tard, avant le camp.
- Les conditionsLa famille lit et accepte le prix, l'acompte et les règles de désistement.
- L'acompteUne partie du prix, avec un délai. Quand il arrive, la place est à elle.
- Le soldeÀ une date fixe, quelques semaines avant le camp.
- La confirmationQui a tout payé reçoit la confirmation et la liste de ce qu'il faut emporter.
Et si un enfant se désiste ? Répondez aux questions.
1. La famille a-t-elle annulé l'inscription avant le délai fixé par les conditions d'inscription ?
Oui NonSi vous avez écrit « remboursement total jusqu'à telle date », tout est remboursé. Si l'acompte n'est pas remboursable, il reste en dehors, et la famille le savait en acceptant.
Si elles en parlent, appliquez ce qui est écrit. Sinon, le comité décide, écrit sa décision et traite toutes les familles de la même manière.
Si la place est occupée, le camp ne perd pas le prix de cet enfant. Malgré cela, c'est le comité qui décide et qui écrit le critère.
Si vous avez écrit qu'à partir d'une certaine date il n'y a pas de remboursement, c'est ce que la famille a accepté. Si rien n'est écrit, le comité décide ; en cas de doute, demandez l'avis d'un juriste.
En cas de désistement, ce qui vaut, c'est ce qui figure dans les conditions d'inscription que les familles ont acceptées. Une page suffit : le prix, l'acompte et la date du solde, le délai de désistement, ce qui est remboursé, ce qui se passe avec un certificat médical. Décider au cas par cas, quand le camp commence déjà, est pire pour tout le monde.
Les comptes du camp et que faire de l'excédent
Quand le camp est terminé, les chiffres réels se placent à côté du budget. Le même camp, avec des chiffres inventés : d'où est venu l'argent.
D'où est venu l'argent : CHF 9’380
| Recettes | CHF |
|---|---|
| Familles (inscriptions) | 7’430 |
| Subventions (J+S, commune, Église) | 1’500 |
| Fête de soutien | 450 |
Les repas ont coûté plus que prévu et la réserve a à peine servi. Il reste CHF 640. Et maintenant ?
C'est l'association qui décide. Quelques possibilités : les garder pour le camp de l'année suivante, baisser le prix du prochain camp, rendre une partie aux familles, les utiliser pour une autre activité. Si les statuts ne disent pas qui décide, l'assemblée générale décide de ce qui ne relève pas d'un autre organe (art. 65). Écrivez la décision au procès-verbal. Et voyez ce que dit chaque subvention de l'excédent : certaines ont des conditions.
Les dettes de l'association sont garanties par ses biens, sauf si les statuts disent autre chose (art. 75a). C'est pourquoi la réserve et les conditions de désistement comptent. Parlez-en au comité avant le début du camp, pas après.
Le comité tient les livres de l'association (art. 69a). Une association qui n'a pas à s'inscrire au registre du commerce tient une comptabilité simplifiée (art. 957 CO). Les livres et les pièces justificatives se conservent dix ans (art. 958f CO). Les quittances du camp entrent dans les comptes de l'année et sont remises, si nécessaire, à ceux qui ont donné des subventions.
Et l'impôt ? À l'impôt fédéral direct, un bénéfice inférieur à CHF 5’000 n'est pas imposé (art. 71 LIFD). Avec des buts idéaux, jusqu'à CHF 20’000, si le bénéfice est entièrement affecté à ces buts (art. 66a LIFD). Le canton et la commune ont leurs règles : vérifiez auprès de l'administration fiscale.
Facturer toutes les familles en une fois
- Les familles inscritesNom et e-mail de la personne qui paie
- Le prix de chacuneÉgal, ou selon les poids
- Une QR-facture par familleChacune avec sa référence
- Qui a déjà payéVous le marquez ; vous ne renvoyez qu'à ceux qui manquent
C'est pour cela que QR Quota existe, une app pour iPhone. Les familles inscrites sont les membres du groupe. L'acompte et le solde sont deux envois, chacun avec sa QR-facture par famille.
- Le rabais fratrie, par les poidsVous donnez un poids à chaque famille : 100 par enfant, 90 par frère ou sœur avec 10 % de rabais. Une famille avec deux enfants : 190. Le total est réparti au centime près. Le palier solidaire se fait de la même manière.
- Acompte et soldeChacun est un envoi, à sa date. Après le 1er envoi, les lignes sont verrouillées. Rien ne part sans vous, sauf si vous activez l'envoi automatique (Pro).
- Une référence par famille et par envoiSCOR avec l'IBAN standard ; QRR avec le QR-IBAN. Elle suit les Swiss Payment Standards (IG v2.3).
- Depuis votre e-mailL'app envoie depuis votre compte, Gmail ou un autre fournisseur.
- Les données restent sur l'iPhonePas de compte. L'app ne parle pas à votre banque : qui a payé, vous le marquez.
Le plan gratuit suffit pour essayer avec deux familles. Pour tout le camp, il faut le Pro, qui s'essaie 14 jours gratuitement.
Gratuit pour une association jusqu'à deux membres et trois relevés de dépenses actifs, sans limite de temps. Le Pro s'essaie 14 jours gratuitement ; ensuite vous choisissez hebdomadaire, annuel ou un paiement unique, à vie. Le prix est dans l'App Store.
Téléchargez QR Quota pour iPhone. Une QR-facture par personne, chacune avec sa propre référence, envoyée depuis votre adresse e-mail. Gratuit pour commencer, sans compte.
Questions fréquentes
Comment calculer le prix d'un camp de vacances par enfant ?
Vous additionnez le coût du camp avec une réserve, vous déduisez les subventions confirmées et vous divisez le reste par le nombre d'enfants. On arrondit au franc supérieur. Avec un rabais fratrie, les autres enfants paient un peu plus, pour que le total tombe juste.
J+S paie-t-il le camp de vacances ?
J+S (Jeunesse+Sport) soutient, par des subventions fédérales demandées via le canton, les activités de jeunes encadrées par des moniteurs formés J+S. Les montants et les conditions varient : renseignez-vous auprès de l'office cantonal J+S.
Puis-je facturer moins aux familles à faibles revenus ?
C'est l'association qui décide. Une manière d'y répondre est le prix solidaire : la somme à couvrir reste la même, mais chaque famille choisit un palier, et qui choisit le palier élevé aide le palier bas. C'est facultatif, et seule la personne qui fait les comptes connaît le palier.
Rembourse-t-on si l'enfant se désiste du camp ?
Cela dépend des conditions d'inscription que la famille a acceptées : délai, acompte, certificat médical. Écrivez-les avant d'ouvrir les inscriptions. Si rien n'est écrit, le comité décide et traite toutes les familles de la même manière.
Que faire de l'argent qui reste après le camp ?
C'est l'association qui décide : le garder pour l'année suivante, baisser le prix, en rendre une partie ou l'utiliser pour une autre activité. Si les statuts ne disent pas qui décide, c'est l'assemblée générale (art. 65). Voyez ce que dit chaque subvention de l'excédent.
Une association paie-t-elle des impôts sur le bénéfice d'un camp ?
À l'impôt fédéral direct, un bénéfice inférieur à CHF 5’000 n'est pas imposé (art. 71 LIFD). Avec des buts idéaux, la limite est de CHF 20’000, si le bénéfice est entièrement affecté à ces buts (art. 66a LIFD). Le canton a ses règles : renseignez-vous auprès de l'administration fiscale.
À propos de ce guide. Contenu informatif. Ce n'est pas un conseil juridique, comptable ou fiscal : ce qui vaut pour votre camp, ce sont les statuts de l'association, les conditions d'inscription que les familles acceptent et les règles de chaque subvention. Les exemples et les chiffres du camp sont inventés. Les articles cités sont ceux du Code civil suisse (CC), du Code des obligations (CO), de la Constitution fédérale (Cst.) et de la loi sur l'impôt fédéral direct (LIFD) ; chacun mène au texte officiel sur Fedlex. Ce guide peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour : vérifiez toujours les sources officielles. Mis à jour en octobre 2026.
Sources (5)
- Fedlex : Code civil suisse, art. 60 à 79 (les associations)
- Fedlex : Code civil suisse (ZGB), art. 60 à 79, en allemand
- Fedlex : Code des obligations, art. 957 à 958f (la comptabilité)
- Fedlex : loi sur l'impôt fédéral direct (LIFD), art. 66, 66a et 71
- Fedlex : Constitution fédérale, art. 62 (l'instruction publique)