Las cuotas de un club deportivo en Suiza: familias, júniores y la temporada

Las categorías de socios de un club deportivo

Un club de fútbol, de gimnasia o de natación es, casi siempre, una asociación. De la cuota se ocupa el tesorero o el presidente, y el reto es casi siempre el mismo: hay niños, hay adultos, hay familias con tres hijos, y la temporada no coincide con el año natural. El punto de partida es la ley, que dice poco.

Las categorías no vienen de la ley. Solo existen si los estatutos o la asamblea las crean. Estas son las más habituales:

• JúniorQuien tiene menos de una cierta edad. El reglamento dice si cuenta el año de nacimiento o el día del cumpleaños.
• Socio activoQuien juega, entrena o compite. El importe de referencia de la cuota.
• FamiliaVarios socios de la misma casa, con descuento o con un tope. Mira la calculadora de abajo.
• Socio pasivo o protectorQuien no practica el deporte, pero quiere ayudar al club.
• EntrenadorMuchos clubes eximen a quien entrena a los equipos. Solo vale si los estatutos o la asamblea lo dicen.

¿Cuánto paga esta familia?

Muchos clubes hacen un descuento a partir del segundo hijo y ponen un tope por familia. La regla es del club: el importe de la cuota, el descuento y el tope los decide la asamblea o los estatutos (art. 65, art. 71). Prueba una regla con tus números.

Escribe la regla completa. «El primer júnior paga la cuota entera; a partir del segundo, un 25 % menos; ninguna familia paga más de CHF 450.» Una frase así, en el acta y en el reglamento, evita conversaciones a la puerta del campo.

La temporada, mes a mes

En un club, el año empieza cuando empieza la temporada: en agosto o septiembre, en muchos deportes. Pero la ley cuenta el año natural. La baja, por ejemplo, se avisa seis meses antes del final del año natural, o del ejercicio, si el club tiene uno (art. 70, apdo. 2). Por eso la lista de abajo va ordenada por los meses del calendario y no por los de la temporada.

1. MayoTorneo del clubLa fiesta del final de la temporada. Trae ingresos, pero también gastos: autocar, comida, premios
2. Finales de junioÚltimo día para avisar de la bajaSi el ejercicio es el año natural, seis meses antes del 31 de diciembre es el 30 de junio (art. 70, apdo. 2)
3. JunioAsamblea generalAprueba las cuentas y fija la cuota de la temporada siguiente. La fecha es la de los estatutos (art. 65)
4. Junio a julioInscripcionesRenovaciones y júniores nuevos. Pide el email de quien paga
5. Julio a agostoCampus de entrenamientoLa pretemporada. Un coste que conviene presupuestar aparte
6. AgostoLas facturas de la cuotaUna QR-bill por familia o por socio, con el plazo escrito
7. Agosto a septiembreLicencias y competicionesLas licencias de jugadores y las inscripciones en la federación. Comprueba los plazos y los costes con tu federación
8. SeptiembreEl recordatorioSolo a quien aún no ha pagado
9. Octubre a noviembreLa conversaciónCon quien sigue sin pagar. Habla antes de pensar en medidas
10. DiciembreCierre del añoSi el ejercicio es el año natural, las cuentas se cierran el 31 de diciembre

Temporada y ejercicio no son lo mismo. La temporada es el calendario de los equipos. El ejercicio es el año de las cuentas. Si los estatutos fijan el ejercicio del 1 de julio al 30 de junio, los seis meses del art. 70 se cuentan desde ahí. Comprueba en los estatutos cuál es el tuyo.

Los ingresos del club y los gastos que se reparten

Las cuotas son solo una parte del dinero de un club. Un ejemplo inventado, para un club de fútbol con 160 socios (70 adultos y 90 júniores): las cuotas pesan un 40 % de los ingresos y el resto viene de otros lados.

• J+SEl programa federal Jugend+Sport (J+S) apoya a clubes y campamentos con subvenciones, a través del cantón, para actividades de jóvenes con monitores formados. El valor del gráfico sirve solo para rellenar la barra. Los importes y las condiciones, comprúebalos con el servicio cantonal de J+S.
• Impuesto federalEn el impuesto federal directo, las cuotas de los socios no cuentan como beneficio (art. 66 LIFD). El cantón tiene sus propias reglas: comprueba con la administración fiscal.
• Los librosLa junta directiva lleva los libros del club (art. 69a).

Un gasto para repartir entre los equipos

Hay gastos que no son de un solo equipo: el autocar al torneo, las equipaciones, los balones. Una forma habitual es repartir una parte a partes iguales y el resto según el número de jugadores de cada equipo. Lo decide la junta directiva (art. 69), o la asamblea, si los estatutos dicen que es ella. Pruébalo con el cursor.

La suma cuadra siempre al céntimo con el total: el resto de la división va a las partes con la fracción más grande. Es la misma regla que usa QR Quota.

¿Este socio tiene que pagar la cuota de este año?

Tres casos se juntan a menudo en septiembre: quien avisó de que se daba de baja, quien fue excluido y quien está exento. Responde por orden.

El recordatorio y la conversación: el club no es un banco

Un club vive de gente a la que le gusta estar allí. Cobrar una cuota es un asunto de respeto, no de presión. Una secuencia que funciona en muchos clubes:

1. La factura, con el plazoUna QR-bill por familia o por socio, con la fecha límite escrita. Treinta días es un plazo habitual.
2. Marcar quién ha pagadoPasado el plazo, revisa el extracto y marca los pagos por la referencia.
3. El 1.º recordatorioUn email corto, solo a quien falta: «Si ya has pagado, gracias, e ignora este email.»
4. La conversaciónUna llamada o unas palabras después del entrenamiento. Pregunta si hay alguna dificultad. Muchas veces basta con un plazo más largo.
5. Lo que dicen los estatutosSolo después, y solo si hace falta. La exclusión se hace según los estatutos (art. 72) y, en principio, la decide la asamblea (art. 65).

Antes de la 1.ª factura de la temporada

Una lista para ir marcando. Se guarda solo en este navegador.

• Los estatutos prevén la cuota. Y dicen quién fija el importe (art. 71).
• La asamblea decidió los importes de la temporada. Con la fecha en el acta.
• La edad de júnior está definida. Año de nacimiento o día del cumpleaños.
• La lista de socios está actualizada. Quién se dio de baja a tiempo (art. 70, apdo. 2), quién entró, quién cambió de categoría.
• Cada niño tiene el email de quien paga. Y las familias están agrupadas.
• El descuento de familia y el tope están calculados. Familia por familia, con la regla escrita.
• El IBAN y el nombre del club están bien. Lee la primera QR-bill con la app de tu banco, sin confirmar el pago.
• La carta dice lo que incluye la cuota, y el plazo. Para evitar dudas a la puerta del campo.

Las cuotas de todos los socios, de una vez

1. Los socios, una vezNombre, email y forma de tratamiento
2. La cuota de la temporadaIgual para todos, o por pesos
3. Una QR-bill por socioCada una con su referencia
4. Quién ha pagadoLo marcas tú; reenvías solo a quien falta

Para eso existe QR Quota, una app para iPhone. Parte del club, no de la factura suelta. Para los júniores, registras el nombre y el email del padre o de la madre, y a ellos es a quienes llega la factura.

• La cuota igual, o un total por pesosEl mismo importe para cada socio, o un total dividido por los pesos que elija el club, como en el reparto del autocar.
• Una referencia por socio y por envíoSCOR con el IBAN normal; QRR con el QR-IBAN. Sigue los Swiss Payment Standards (IG v2.3).
• Informes con líneas de gastoEnvío por año o por mes. Después del 1.er envío, las líneas quedan bloqueadas.
• Desde tu emailLa app envía desde tu cuenta, Gmail u otro proveedor. Nada sale sin ti, salvo que actives el envío automático (Pro).
• Los datos se quedan en el iPhoneSin cuenta. La app no habla con tu banco: quién ha pagado, lo marcas tú.

Para la cuota de cada socio de una asociación, la guía Cobrar las cuotas de una asociación tiene los modelos de email y los recordatorios. Para las cuentas del año, la guía El tesorero de una asociación.

Preguntas frecuentes