Répartir les charges d'une PPE : des millièmes au décompte final

Que sont les millièmes, et qui les fixe ?

Dans un immeuble en propriété par étages (PPE, en allemand Stockwerkeigentum), chaque copropriétaire a le droit exclusif d'utiliser et d'aménager l'intérieur de son lot (art. 712a CC) et partage avec les autres les parties communes : escaliers, toit, façade, terrain. La part de chacun dans les parties communes s'appelle la quote-part. Elle s'écrit comme une fraction sur un dénominateur commun, souvent 1000 : ce sont les millièmes (‰). Un lot de 210 ‰ a 210 parts sur 1000, soit 21 % (art. 712e CC).

Pour les charges communes, la règle est unique : chaque copropriétaire paie en proportion de sa quote-part (art. 712h, al. 1 CC).

Les quotes-parts ne se corrigent pas dans le décompte. Changer la quote-part d'un lot demande l'accord des copropriétaires directement concernés et l'approbation de l'assemblée (art. 712e CC). Si un millième paraît faux, c'est la voie à suivre, pas un rabais dans les comptes. Dans une copropriété ordinaire, sans étages, les parts sont présumées égales (art. 646 CC) et les charges se répartissent selon les parts, sauf convention contraire (art. 649 CC).

Répartir une dépense entre les lots, au centime près

Un immeuble inventé, avec six lots et 1000 ‰ au total. Saisissez une autre dépense, ou changez un millième, et voyez la part de chaque lot. Vous pouvez ajouter des lots ou en retirer.

Avec CHF 24’000, le compte est exact. Il l'est rarement : la plupart des dépenses ne sont pas un joli multiple. Essayez CHF 1’000.10 au total. La somme doit rester égale au total, et les centimes qui restent vont aux lots dont le reste est le plus grand, l'égalité jouant en faveur de la ligne du haut. Ici, les lots 2, 3 et 4 reçoivent un centime de plus (leur part exacte finit par .9, .7 et .6 centime), et la somme donne CHF 1’000.10.

La règle du reste. Chaque lot commence avec les centimes entiers auxquels il a droit. Les centimes qui restent sont donnés, un par un, aux lots dont la part avait le plus grand reste. Personne ne paie plus d'un centime d'écart, et le total tombe toujours juste.

Qu'est-ce qui entre dans les charges communes ?

La loi donne une liste d'exemples (art. 712h, al. 2 CC). Sont des charges communes, notamment :

• Entretien courant, réparations et rénovationsDes parties communes : toit, façade, escaliers, ascenseur, canalisations communes.
• AdministrationY compris la rémunération de l'administrateur.
• Impôts et taxes de droit publicCeux qui frappent les parties communes.
• Dettes garanties par l'immeubleLes intérêts et l'amortissement.

Un budget annuel pour un immeuble inventé, avec les mêmes CHF 24’000 que ci-dessus :

Le fonds de rénovation n'existe que si l'assemblée le crée (art. 712m, al. 1, ch. 5 CC). Pour les gros travaux, lisez le guide Le fonds de rénovation d'une PPE.

Une dépense se répartit-elle toujours par les millièmes ?

Pas toujours. La loi dit que, si une partie du bâtiment ou une installation ne sert pas à certains copropriétaires, ou ne leur sert que très peu, il en est tenu compte dans la répartition (art. 712h, al. 3 CC). Répondez pour une dépense de votre immeuble :

L'année de la PPE, du budget au décompte final

Un exemple pour une communauté dont l'année est l'année civile. Les dates qui comptent sont celles du règlement et de l'assemblée.

1. Janvier, avril, juillet, octobreAcomptesChaque lot paie une part du budget, chaque trimestre
2. De janvier à févrierClôture des comptesFactures, relevés, relevé des compteurs, le total réel de l'année
3. De février à marsDécompte finalLa dépense réelle de chaque lot, selon les millièmes
4. AvrilAssembléeApprouve les comptes et la répartition, et vote le budget (art. 712m CC)
5. MaiSoldeChaque lot paie la différence, ou la reçoit
6. D'octobre à novembreBudget de l'année suivanteL'administrateur le prépare, l'assemblée l'approuve

Le budget est une prévision. Les acomptes des lots servent à ce que la communauté ait de quoi payer pendant l'année. À la fin, les comptes réels disent qui a payé trop peu et qui a payé trop.

Acomptes contre coût réel : le décompte d'un lot

Dans l'exemple, le budget était de CHF 24’000 et l'année a coûté CHF 25’800. L'entretien et l'énergie ont coûté plus cher que prévu.

Voici maintenant le décompte d'un lot. Saisissez le total réel de l'année, les millièmes du lot et ce que le lot a déjà avancé. Le lot de l'exemple est celui du rez-de-chaussée (150 ‰), qui a avancé CHF 3’600.

Avant d'envoyer le décompte aux copropriétaires, une liste à cocher. Elle reste enregistrée dans ce navigateur seulement.

• Les millièmes totalisent 1000. S'ils font 998 ou 1002, il manque un lot ou il y en a un de trop.
• Chaque lot a la bonne quote-part. Celle qui figure dans les documents de la PPE ; la changer demande l'assemblée (art. 712e CC).
• Chaque dépense a un justificatif. Facture, quittance ou note avec le motif.
• Les dépenses à clé propre sont à part. Ascenseur, garage, consommations (art. 712h, al. 3 CC).
• Les acomptes de chaque lot correspondent au relevé. Tous les trimestres, lot par lot.
• La somme des parts égale le total, au centime près. Sinon, le reste a été mal distribué.
• La différence de chaque lot a le bon signe. Positive : à payer. Négative : à recevoir.
• Tout va à l'assemblée et au procès-verbal. Les comptes et la répartition y sont approuvés (art. 712m, al. 1, ch. 4 CC).

Ce que l'assemblée approuve, et le procès-verbal

L'assemblée décide de plusieurs choses ; trois d'entre elles touchent directement les comptes (art. 712m, al. 1 CC). Les règles de l'association s'appliquent à l'assemblée (art. 712m, al. 2 CC).

1. Le budgetLe plan de l'année et les acomptes (ch. 4)
2. Les comptes et la répartitionCe que cela a coûté, et ce qui revient à chaque lot (ch. 4)
3. Le fonds de rénovationCréer un fonds pour les réparations et les rénovations (ch. 5)
4. L'assuranceAssurer le bâtiment (ch. 6)

Chaque décision figure dans un procès-verbal, le texte écrit de ce qui a été décidé (art. 712n CC). C'est le procès-verbal que vous montrez à un copropriétaire qui demande pourquoi il paie ce montant.

Travaux : combien doivent être d'accord ?

Pour les travaux, la PPE suit les règles de la copropriété (art. 712g CC). La majorité nécessaire dépend du type de travaux. Choisissez-en un.

En cas de doute, demandez. La frontière entre des travaux utiles et des travaux somptuaires n'est pas toujours claire, et le règlement peut avoir ses propres règles (art. 712g CC). Pour les gros travaux, l'argent vient souvent du fonds de rénovation : lisez le guide Le fonds de rénovation d'une PPE.

Une QR-facture par lot, chaque trimestre

1. Les copropriétaires, une seule foisNom et e-mail de chaque lot
2. Les millièmes comme poidsLe total se répartit selon eux, au centime près
3. Une QR-facture par lotChacune avec sa référence
4. Qui a déjà payéVous le marquez ; vous ne renvoyez qu'à ceux qui manquent

C'est pour cela que QR Quota existe, une app pour iPhone. La communauté est le groupe (l'« association » dans l'app), les copropriétaires sont les membres et les millièmes sont les poids.

• Le total réparti selon les millièmesVous saisissez le total du trimestre ; l'app le répartit selon les poids, au centime près.
• Le décompte de l'année, comme un relevé de dépensesLes lignes de dépense de l'année, envoyées par année et par mois. Après le premier envoi, les lignes sont verrouillées. Les acomptes déjà payés, c'est à vous de les déduire.
• Une référence par lot et par envoiSCOR avec l'IBAN standard ; QRR avec le QR-IBAN. Elle suit les Swiss Payment Standards (IG v2.3).
• Depuis votre e-mailL'app envoie depuis votre compte, Gmail ou un autre fournisseur. L'envoi automatique est réservé au Pro.
• Les données restent sur l'iPhonePas de compte. L'app ne parle pas à votre banque : qui a payé, vous le marquez.

Questions fréquentes