GuidesQR-factures et cotisations

Encaisser les cotisations d'une association : de l'assemblée au dernier rappel

En Suisse, une association ne peut exiger des cotisations que si les statuts le prévoient. Vous voyez ici qui décide du montant, ce qui entre dans la QR-facture de chaque membre, quoi écrire dans l'e-mail et dans les rappels, et comment savoir qui a déjà payé.

Uniquement pour les personnes qui vivent en Suisse.À titre informatif. Ce guide suit le droit et les règles suisses. Il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour : vérifiez toujours les sources officielles et, en cas de doute, demandez de l'aide à un service officiel. Ce n'est pas un conseil financier, fiscal ou juridique ; pour les frais et les fonctions de votre e-banking, c'est votre banque qui fait foi.

Que dit la loi sur les cotisations ?

En Suisse, les associations sont régies par le Code civil (art. 60 à 79). Sur les cotisations, la loi dit peu de choses et laisse le reste aux statuts. Les statuts doivent être écrits et dire le but de l'association, ses ressources et son organisation (art. 60).

Ce que dit la loi
  • Art. 71Il n'y a de cotisations que si les statuts le prévoient
  • Art. 70Qui quitte l'association l'annonce six mois avant la fin de l'année civile ou, s'il est prévu, de l'exercice administratif
  • Art. 73Qui quitte l'association ou en est exclu doit les cotisations pour le temps où il en a été membre
  • Art. 75aL'association répond de ses dettes sur sa fortune sociale, sauf disposition contraire des statuts
Ce que décident les statuts
  • CotisationS'il y en a une et qui en fixe le montant
  • CatégoriesActif, junior, famille, soutien, d'honneur
  • DélaiJusqu'à quand on paie
  • RetardsCe qui arrive à qui ne paie pas

D'abord, les statuts. S'ils ne parlent pas de cotisations, l'association ne peut pas les exiger (art. 71). Les statuts se modifient selon la procédure qu'ils prévoient eux-mêmes, en général en assemblée générale (AG).

Qui décide du montant de la cotisation ?

Beaucoup d'associations n'inscrivent pas le montant dans les statuts. Elles inscrivent qui le fixe : souvent l'assemblée générale, chaque année. Le montant change ainsi sans modifier les statuts. Et beaucoup ont des catégories, chacune avec son montant. Par exemple :

  • Membre actifLe montant normal de la cotisation.
  • Cotisation familleUn montant pour toute la famille, souvent plus bas que plusieurs membres séparés.
  • Membre soutienAussi appelé membre passif : il ne participe pas, mais veut aider. Parfois avec un montant minimum et le reste libre.
  • Membre d'honneurSouvent exempté.
La décision figure au procès-verbal

Quand l'assemblée fixe la cotisation, elle note le montant et la date dans le procès-verbal. Si quelqu'un demande pourquoi il paie ce montant, c'est le procès-verbal que vous montrez.

L'année de la cotisation, de l'assemblée à la clôture des comptes

Un exemple de calendrier. Les délais qui comptent sont ceux de vos statuts.

  1. Assemblée généraleFixe la cotisation de l'année
  2. L'envoiUne QR-facture par membre
  3. Le délaiJusqu'à quand on paie
  4. 1er rappelSeulement à ceux qui manquent
  5. Les comptesLa liste de ceux qui ont payé est présentée à l'assemblée

Qui part en cours d'année. Selon la loi, il annonce sa sortie six mois avant la fin de l'année civile ou, lorsqu'un exercice administratif est prévu, six mois avant la fin de celui-ci (art. 70). Et il doit les cotisations pour le temps où il a été membre (art. 73).

La QR-facture de la cotisation : ce qui change d'un membre à l'autre

Le compte et l'association sont les mêmes pour tous. Ce qui change, c'est le montant, la référence et le payeur.

  1. 1CompteL'IBAN de l'associationObligatoire
  2. 2BénéficiaireL'association, titulaire du compteObligatoire
  3. 3RéférenceUne par membre et par annéeRecommandé
  4. 4MessagePar exemple « Cotisation 2027 – Anne Martin »Facultatif
  5. 5PayeurLe membre, avec son adresseFacultatif
  6. 6MonnaieCHFObligatoire
  7. 7MontantLa cotisation de sa catégorieFacultatif
  8. 8Swiss QR CodeContient toutes ces donnéesObligatoire
Avec le montant rempli, le membre n'a rien à saisir : il lit le code dans l'e-banking et confirme.
Avec une référence

Chaque membre a la sienne. La référence revient avec le paiement et dit qui a payé, même si l'argent vient du compte d'une autre personne.

Avec un message seulement

Cela fonctionne aussi : le message contient le nom et l'année. Mais si la mère paie la cotisation de son fils, c'est son nom à elle qui apparaît sur le relevé de compte.

Tous les champs, l'IBAN ou le QR-IBAN et les règles de 2026 sont dans le guide Créer une QR-facture.

Modèles : l'e-mail de la cotisation et les rappels

Trois modèles à copier. Ce qui est entre crochets se remplace. Adaptez le ton : « tu » ou « vous ».

1. L'e-mail de la cotisation

Objet : Cotisation de membre 2027 – [nom de l'association]

Bonjour [prénom],

Lors de l'assemblée générale du [date], la cotisation 2027 a été fixée à [montant] CHF.

Vous trouverez votre QR-facture en pièce jointe. Vous pouvez la payer dans votre e-banking ou dans l'app de votre banque jusqu'au [date].

Merci de faire partie de [nom de l'association]. Meilleures salutations, [Votre nom], caissier/caissière

2. Le premier rappel

Objet : Rappel – cotisation 2027

Bonjour [prénom], je n'ai pas encore enregistré le paiement de la cotisation 2027 ([montant] CHF).

Si vous avez déjà payé, merci, et ignorez cet e-mail. Sinon, je vous renvoie la QR-facture en pièce jointe. Le nouveau délai est le [date]. Meilleures salutations, [Votre nom], caissier/caissière

3. Le second rappel

Objet : Cotisation 2027 impayée

Bonjour [prénom], la cotisation 2027 ([montant] CHF) n'est toujours pas payée. Je vous prie de la régler jusqu'au [date].

Selon les statuts (art. [n°]), [ce qui arrive à un membre qui ne paie pas]. Si vous rencontrez une difficulté, n'hésitez pas à m'en parler. Meilleures salutations, [Votre nom], caissier/caissière

Un e-mail par membre. Qui a payé et qui n'a pas payé ne regarde que le membre concerné. N'envoyez pas la liste des retardataires à tout le monde ; dans un e-mail à plusieurs destinataires, utilisez Cci.

Savoir qui a déjà payé, et que faire avec ceux qui ne paient pas

  1. Le relevéLes paiements arrivés
  2. La référenceOu le message, dit de qui il s'agit
  3. Marquer payéAvec la date
  4. RappelSeulement à ceux qui manquent
Qui ne paie pas

Cela dépend des statuts. Certains prévoient qu'après un rappel resté sans réponse, le membre peut être exclu. Si les statuts ne disent rien, l'exclusion n'est décidée qu'en assemblée générale et pour de justes motifs (art. 72). Dans tous les cas, la cotisation pour le temps où il a été membre reste due (art. 73).

À la fin de l'exercice

Le comité tient les livres de l'association (art. 69a ; le Code civil l'appelle la « direction »). Les cotisations payées et celles restées impayées figurent dans les comptes présentés à l'assemblée.

Les cotisations de tous les membres, en une fois

  1. Les membres, une seule foisNom et e-mail
  2. Une cotisation annuelleElle se répète chaque année
  3. Une QR-facture par membreChacune avec sa référence
  4. Qui a déjà payéVous le marquez ; vous ne renvoyez qu'à ceux qui manquent

C'est pour cela que QR Quota existe, une app pour iPhone. Elle part de l'association, pas de la facture isolée.

Un relevé de dépenses dans QR Quota : les lignes de dépense, le bouton d'envoi et les envois déjà faits
  • Le même montant pour chaque membreOu un total réparti selon les parts, comme en PPE.
  • Chaque année, à tempsL'app prépare l'envoi suivant. Rien ne part sans vous, sauf si vous activez l'envoi automatique (Pro).
  • Une référence par membre et par envoiSCOR avec l'IBAN standard ; QRR avec le QR-IBAN. Elle suit les Swiss Payment Standards (IG v2.3).
  • Depuis votre e-mailL'app envoie depuis votre compte, Gmail ou un autre fournisseur.
  • Les membres n'ont pas besoin de l'appIls paient le PDF dans l'e-banking, comme n'importe quelle QR-facture.
  • Les données restent sur l'iPhonePas de compte. L'app ne parle pas à votre banque : qui a payé, vous le marquez.

Gratuit pour une association jusqu'à deux membres et trois relevés de dépenses actifs, sans limite de temps. Le Pro s'essaie 14 jours gratuitement ; ensuite vous choisissez hebdomadaire, annuel ou un paiement unique, à vie. Le prix est dans l'App Store.

Téléchargez QR Quota pour iPhone. Une QR-facture par personne, chacune avec sa propre référence, envoyée depuis votre adresse e-mail. Gratuit pour commencer, sans compte.

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Questions fréquentes

Une association peut-elle exiger des cotisations de ses membres ?

Seulement si les statuts le prévoient (Code civil suisse, art. 71). Les statuts disent aussi qui fixe le montant ; souvent, c'est l'assemblée générale.

Qui fixe le montant de la cotisation ?

Celui que désignent les statuts. Beaucoup laissent la décision à l'assemblée générale, chaque année ; le montant change ainsi sans modifier les statuts. La décision est consignée au procès-verbal.

Un membre qui quitte l'association doit-il payer la cotisation ?

Il doit les cotisations pour le temps où il a été membre (art. 73). Et, selon la loi, il annonce sa sortie six mois avant la fin de l'année civile ou, lorsqu'un exercice administratif est prévu, six mois avant la fin de celui-ci (art. 70).

Que se passe-t-il si un membre ne paie pas sa cotisation ?

Cela dépend des statuts. Certains prévoient l'exclusion après un rappel resté sans réponse. S'ils ne disent rien, l'exclusion n'est décidée qu'en assemblée générale et pour de justes motifs (art. 72). La cotisation déjà échue reste due.

La QR-facture de la cotisation a-t-elle besoin d'une référence ?

Ce n'est pas obligatoire. Avec un IBAN standard, la QR-facture peut partir sans référence, avec un simple message. Une référence par membre aide à savoir qui a payé, même quand l'argent vient du compte d'une autre personne.

Les membres doivent-ils installer une app ?

Non. Ils reçoivent la QR-facture en PDF et paient dans l'e-banking ou dans l'app de leur banque, comme n'importe quelle autre QR-facture.

À propos de ce guide. Contenu informatif. Ce n'est pas un conseil juridique, financier ou fiscal : ce qui vaut pour votre association, ce sont ses statuts. Les articles cités sont ceux du Code civil suisse ; chacun mène au texte officiel sur Fedlex. Ce guide peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour : vérifiez toujours les sources officielles. Mis à jour en octobre 2026.

Sources (4)

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