Limpezas: anotar os clientes e as horas no iPhone, e enviar a cada colaboradora o seu horário, sem papel nem Excel

Um horário de trabalho para uma empregada de limpeza, ou para uma equipa inteira

Um bom horário de limpezas responde a três perguntas: quem vai a que cliente, em que dia, e das quantas às quantas. Faz-se por semana, porque a maioria dos clientes se repete todas as semanas.

Aqui em baixo, uma semana inventada de uma pequena empresa de limpezas com três colaboradoras e quatro clientes. Cada cor é uma pessoa, cada caixa uma visita.

As regras de trabalho. As pausas, o descanso e o contrato dependem do teu contrato e do teu cantão. Confirma-os nas fontes oficiais, por exemplo na SECO (vê as fontes no fim). A app ajuda a planear e a informar; quem cumpre as regras é o empregador.

Um cliente, um local: como anotar tudo

Nas limpezas, o «local» é a casa ou o escritório do cliente. Crias o local uma vez, com o nome e a morada. A partir daí, uma visita é sempre: uma pessoa, um local, um dia, das tantas às tantas.

1. As colaboradorasNome, telefone ou email
2. Os clientesUm local por cliente, com a morada
3. As visitasDia, hora de início e de fim, pausa
4. O envioCada uma recebe só as suas

Podes também escrever uma nota numa visita, por exemplo «chave com a vizinha»: fica na app, com a visita.

As visitas que se repetem, anotadas uma só vez

A Sra. Keller quer alguém todas as terças e todas as sextas? Anotas uma vez: «todas as semanas, à terça e à sexta». A app repete a visita. Há outros ritmos: todos os dias, de duas em duas semanas, todos os meses, todos os anos, com data de fim se quiseres.

Na versão grátis, as séries são limitadas. Tem uma só. Com vários clientes que se repetem todas as semanas, precisas do Pro, que não tem limite de séries.

Enviar a cada colaboradora o seu horário

Quando a semana está pronta, envias. Cada pessoa recebe só as suas visitas, não as das outras. O canal é escolha tua: WhatsApp, SMS, email ou Partilhar. A app também pode enviar em imagem, ou em ficheiro de calendário (.ics, por email ou Partilhar).

O motivo de uma folga é privado: nunca vai na mensagem, que diz só «Folga». Se moveres uma visita que já foi enviada, o envio seguinte acrescenta uma nota «antes → depois».

Por email, a app pode enviar sozinha à hora que escolheres, a partir do teu próprio endereço (Gmail ou outro fornecedor). Nada passa por um servidor da app. Não há app para as tuas colaboradoras: recebem uma mensagem, como sempre.

Os trajetos: quantos quilómetros, quantos minutos

No Pro, a app calcula o trajeto entre a casa da colaboradora e o cliente, com os Mapas da Apple: os quilómetros e os minutos. Indicas a morada de cada pessoa uma vez; a taxa por hora e por quilómetro é opcional. Numa visita, podes ainda anotar o transporte: carro, boleia, transportes públicos ou nenhum.

Quantas horas e quantos quilómetros dá um cliente num mês? Experimenta com os teus números.

Quando alguém adoece, tem folga ou quer trocar

O horário muda sempre. Três gestos cobrem quase tudo.

1. Toque longona visita da Ana, à sexta
2. «Trocar turno»no menu que abre
3. Tocana visita da Lea, ao sábado

O dia, as horas e o local ficam iguais: só trocam as pessoas. Para uma folga, anotas os dias (de… até…, inclusive); a app avisa se houver uma visita num dia de folga. Escolhes nos ajustes se um conflito é permitido, avisado ou tratado como conflito.

Para mover, duplicar ou apagar uma visita, também fazes um toque longo. Se alguém adoece à última hora, moves ou trocas a visita e voltas a enviar: só quem foi afetada recebe uma mensagem.

O mês: horas e custos por pessoa

No Pro, um relatório de gestão mostra, mês a mês, as horas e os custos por pessoa, com a taxa por hora e por quilómetro de cada uma. São horas planeadas: a app não faz marcação de ponto nem calcula salários. Serve para veres para onde vai o tempo de cada pessoa e de cada mês.

• Horas por pessoa e por mêsPara veres quem trabalha quanto, sem folha de cálculo.
• Custos com as taxas de cada umaA taxa por hora e por quilómetro, se a indicaste.
• Cartaz em PDF para imprimirDia, semana, mês ou ano, de A6 a A3, para a sede ou o escritório.

Send Planning: o horário das limpezas no iPhone

O Send Planning é uma app para iPhone e iPad. Fazes o horário da tua pequena equipa e envias a cada uma os seus turnos. Sem conta, sem servidor: os dados ficam no teu aparelho, e a app funciona sem rede, exceto para enviar.

• A semana de toda a equipaColaboradoras, clientes, horas e pausa, num só ecrã.
• Cada uma recebe só os seus turnosPor WhatsApp, SMS, email ou Partilhar.
• Trocar turnoUm toque longo, e duas pessoas trocam de lugar.
• Trajetos e quilómetros (Pro)De casa ao cliente, com os Mapas da Apple.
• Séries e folgasUma visita que se repete, uma folga cujo motivo fica privado.
• Fica no iPhoneBloqueio com Face ID ou PIN.

Perguntas frequentes