Reinigung: Kunden und Stunden auf dem iPhone festhalten und jeder Mitarbeiterin ihren Plan schicken, ohne Papier und ohne Excel

Ein Arbeitsplan für die Reinigungskraft, oder für ein ganzes Putzteam

Ein guter Putzplan beantwortet drei Fragen: Wer geht zu welchem Kunden, an welchem Tag, und von wann bis wann. Man macht ihn pro Woche, denn die meisten Kunden kommen jede Woche wieder.

Unten siehst du eine erfundene Woche für einen kleinen Reinigungsbetrieb mit drei Mitarbeiterinnen und vier Kunden. Jede Farbe ist eine Person, jedes Kästchen ein Einsatz.

Die Arbeitsregeln. Pausen, Ruhezeit und Vertrag hängen von deinem Vertrag und deinem Kanton ab. Prüfe sie in den offiziellen Quellen, zum Beispiel beim SECO (siehe die Quellen unten). Die App hilft beim Planen und Informieren; die Regeln einhalten muss der Arbeitgeber.

Ein Kunde, ein Ort: wie du alles festhältst

Beim Putzen ist der «Ort» das Haus oder das Büro des Kunden. Du legst ihn einmal an, mit Name und Adresse. Danach ist ein Einsatz immer das Gleiche: eine Person, ein Ort, ein Tag, von dieser bis zu jener Uhrzeit.

1. Die MitarbeiterinnenName, Telefon oder E-Mail
2. Die KundenEin Ort pro Kunde, mit Adresse
3. Die EinsätzeTag, Beginn und Ende, Pause
4. Das VerschickenJede bekommt nur ihre eigenen

Du kannst bei einem Einsatz auch eine Notiz schreiben, zum Beispiel «Schlüssel bei der Nachbarin». Sie bleibt in der App, beim Einsatz.

Einsätze, die sich wiederholen, nur einmal eintragen

Frau Keller möchte jemanden jeden Dienstag und jeden Freitag? Du trägst es einmal ein: «jede Woche, am Dienstag und am Freitag». Die App wiederholt den Einsatz. Es gibt weitere Rhythmen: jeden Tag, alle zwei Wochen, jeden Monat, jedes Jahr, auf Wunsch mit Enddatum.

Die Gratis-Version begrenzt die Serien. Sie hat nur eine. Mit mehreren Kunden, die jede Woche wiederkommen, brauchst du Pro, ohne Grenze bei den Serien.

Jeder Mitarbeiterin ihren Plan schicken

Ist die Woche fertig, schickst du sie. Jede Person bekommt nur ihre eigenen Einsätze, nicht die der anderen. Den Kanal wählst du: WhatsApp, SMS, E-Mail oder Teilen. Die App kann auch ein Bild schicken oder eine Kalenderdatei (.ics, per E-Mail oder Teilen).

Der Grund für einen freien Tag bleibt privat: Er steht nie in der Nachricht, die nur «Frei» sagt. Verschiebst du einen Einsatz, der schon gesendet wurde, ergänzt die nächste Nachricht eine Notiz «vorher → nachher».

Per E-Mail kann die App von selbst zur Uhrzeit senden, die du festlegst, von deiner eigenen Adresse aus (Gmail oder ein anderer Anbieter). Nichts läuft über einen Server der App. Es gibt keine App für deine Mitarbeiterinnen: Sie bekommen eine Nachricht, wie immer.

Die Fahrten: wie viele Kilometer, wie viele Minuten

Mit Pro berechnet die App den Weg von zu Hause der Mitarbeiterin zum Kunden, mit Apple Karten: die Kilometer und die Minuten. Du gibst die Adresse jeder Person einmal an; der Satz pro Stunde und pro Kilometer ist freiwillig. Bei einem Einsatz kannst du auch den Transport notieren: eigenes Auto, Mitfahrgelegenheit, öffentlicher Verkehr oder keiner.

Wie viele Stunden und Kilometer ergibt ein Kunde in einem Monat? Probiere es mit deinen Zahlen.

Wenn jemand krank ist, frei hat oder tauschen möchte

Der Plan ändert sich immer. Drei Griffe decken fast alles ab.

1. Lange drückenauf Anas Einsatz am Freitag
2. «Schicht tauschen»im Menü, das aufgeht
3. Tippeauf Leas Einsatz am Samstag

Tag, Zeiten und Ort bleiben gleich: Nur die Personen wechseln. Für einen freien Tag trägst du die Tage ein (von… bis…, einschliesslich); die App warnt, wenn ein Einsatz auf einen freien Tag fällt. In den Einstellungen wählst du, ob ein Konflikt erlaubt ist, als Warnung erscheint oder als Konflikt gilt.

Zum Verschieben, Duplizieren oder Löschen eines Einsatzes drückst du ebenfalls lange. Wird jemand kurzfristig krank, verschiebst oder tauschst du den Einsatz und schickst erneut: Nur die Betroffenen bekommen eine Nachricht.

Der Monat: Stunden und Kosten pro Person

Mit Pro zeigt ein Management-Bericht Monat für Monat die Stunden und Kosten pro Person, mit dem Stunden- und Kilometersatz jeder Einzelnen. Das sind geplante Stunden: Die App hat keine Zeiterfassung und berechnet keine Löhne. Sie hilft dir zu sehen, wohin die Zeit jeder Person im Monat geht.

• Stunden pro Person und MonatDamit du siehst, wer wie viel arbeitet, ohne Tabelle.
• Kosten mit den Sätzen jeder PersonDer Satz pro Stunde und pro Kilometer, wenn du ihn eingetragen hast.
• Plakat als PDF zum DruckenTag, Woche, Monat oder Jahr, von A6 bis A3, fürs Büro.

Send Planning: der Putzplan auf dem iPhone

Send Planning ist eine App für iPhone und iPad. Du machst den Dienstplan deines kleinen Teams und schickst jeder Person ihre Schichten. Ohne Konto, ohne Server: Die Daten bleiben auf deinem Gerät, und die App funktioniert ohne Netz, ausser zum Senden.

• Die Woche des ganzen TeamsMitarbeiterinnen, Kunden, Zeiten und Pause auf einem Bildschirm.
• Jede bekommt nur ihre SchichtenPer WhatsApp, SMS, E-Mail oder Teilen.
• Schicht tauschenEinmal lange drücken, und zwei Personen tauschen den Platz.
• Fahrten und Kilometer (Pro)Von zu Hause zum Kunden, mit Apple Karten.
• Serien und freie TageEin Einsatz, der sich wiederholt, ein freier Tag mit privatem Grund.
• Bleibt auf dem iPhoneSperre mit Face ID oder PIN.

Häufige Fragen