Limpieza: apuntar clientes y horas en el iPhone y enviar a cada colaboradora su horario, sin papel ni Excel

Un horario de trabajo para una empleada de limpieza, o para todo un equipo

Un buen horario de limpiezas responde a tres preguntas: quién va a qué cliente, en qué día, y de qué hora a qué hora. Se hace por semana, porque la mayoría de los clientes vuelve cada semana.

Aquí abajo hay una semana inventada de una pequeña empresa de limpieza con tres colaboradoras y cuatro clientes. Cada color es una persona, cada casilla una visita.

Las reglas de trabajo. Las pausas, el descanso y el contrato dependen de tu contrato y de tu cantón. Compruébalos en las fuentes oficiales, por ejemplo en la SECO (mira las fuentes al final). La app ayuda a planificar y a informar; cumplir las reglas es cosa del empleador.

Un cliente, un lugar: cómo apuntarlo todo

En las limpiezas, el «lugar» es la casa o la oficina del cliente. Lo creas una vez, con el nombre y la dirección. A partir de ahí, una visita es siempre lo mismo: una persona, un lugar, un día, de tal hora a tal hora.

1. Las colaboradorasNombre, teléfono o email
2. Los clientesUn lugar por cliente, con la dirección
3. Las visitasDía, hora de inicio y de fin, pausa
4. El envíoCada una recibe solo las suyas

También puedes escribir una nota en una visita, por ejemplo «llave con la vecina»: se queda en la app, con la visita.

Las visitas que se repiten, apuntadas una sola vez

¿La Sra. Keller quiere a alguien cada martes y cada viernes? Lo apuntas una vez: «cada semana, el martes y el viernes». La app repite la visita. Hay otros ritmos: cada día, cada dos semanas, cada mes, cada año, con fecha de fin si quieres.

La versión gratuita limita las series. Tiene una sola. Con varios clientes que vuelven cada semana necesitas Pro, que no tiene límite de series.

Enviar a cada colaboradora su horario

Cuando la semana está lista, la envías. Cada persona recibe solo sus visitas, no las de las demás. El canal lo eliges tú: WhatsApp, SMS, email o Compartir. La app también puede enviar una imagen, o un archivo de calendario (.ics, por email o Compartir).

El motivo de un día libre es privado: nunca va en el mensaje, que solo dice «Libre». Si mueves una visita que ya se envió, el siguiente envío añade una nota «antes → después».

Por email, la app puede enviar sola a la hora que elijas, desde tu propia dirección (Gmail u otro proveedor). Nada pasa por un servidor de la app. No hay una app para tus colaboradoras: reciben un mensaje, como siempre.

Las rutas: cuántos kilómetros, cuántos minutos

Con Pro, la app calcula el trayecto entre la casa de la colaboradora y el cliente, con los Mapas de Apple: los kilómetros y los minutos. Indicas la dirección de cada persona una vez; la tarifa por hora y por kilómetro es opcional. En una visita puedes anotar también el transporte: coche propio, coche compartido, transporte público o ninguno.

¿Cuántas horas y cuántos kilómetros suma un cliente en un mes? Pruébalo con tus números.

Cuando alguien enferma, libra o quiere intercambiar

El horario siempre cambia. Tres gestos cubren casi todo.

1. Pulsación largaen la visita de Ana, el viernes
2. «Intercambiar turno»en el menú que se abre
3. Tocala visita de Lea, el sábado

El día, las horas y el lugar quedan iguales: solo cambian las personas. Para un día libre apuntas los días (de… a…, inclusive); la app avisa si una visita cae en un día libre. En los ajustes eliges si un conflicto está permitido, se avisa o se trata como conflicto.

Para mover, duplicar o borrar una visita también haces una pulsación larga. Si alguien enferma a última hora, mueves o intercambias la visita y vuelves a enviar: solo reciben un mensaje las personas afectadas.

El mes: horas y costes por persona

Con Pro, un informe de gestión muestra, mes a mes, las horas y los costes por persona, con la tarifa por hora y por kilómetro de cada una. Son horas planificadas: la app no tiene control de asistencia ni calcula nóminas. Te ayuda a ver adónde va el tiempo de cada persona en el mes.

• Horas por persona y por mesPara ver quién trabaja cuánto, sin hoja de cálculo.
• Costes con las tarifas de cada unaLa tarifa por hora y por kilómetro, si la indicaste.
• Cartel PDF para imprimirDía, semana, mes o año, de A6 a A3, para la oficina.

Send Planning: el horario de limpiezas en el iPhone

Send Planning es una app para iPhone y iPad. Haces el horario de tu pequeño equipo y envías a cada una sus turnos. Sin cuenta, sin servidor: los datos se quedan en tu dispositivo, y la app funciona sin red, salvo para enviar.

• La semana de todo el equipoColaboradoras, clientes, horas y pausa, en una sola pantalla.
• Cada una recibe solo sus turnosPor WhatsApp, SMS, email o Compartir.
• Intercambiar turnoUna pulsación larga, y dos personas cambian de sitio.
• Rutas y kilómetros (Pro)De casa al cliente, con los Mapas de Apple.
• Series y días libresUna visita que se repite, un día libre cuyo motivo es privado.
• Se queda en el iPhoneBloqueo con Face ID o PIN.

Preguntas frecuentes