Planeamento de visitas para pequenas equipas de Spitex: visitas, trajetos e quilómetros

Como planear as visitas de uma pequena equipa de Spitex?

Spitex é o nome suíço dos cuidados e da ajuda ao domicílio. Cria cada cliente como um local, cada profissional como um colaborador e põe as visitas como turnos na semana. Depois envias a cada pessoa só as suas visitas.

Faz-se no iPhone, sem computador. Foi pensado para equipas pequenas e privadas, de duas a oito pessoas.

Clientes como locais: nomes, notas e proteção de dados

Cada cliente é um local, com nome e morada. A morada é precisa para a rota. No nome basta uma inicial ou um nome curto: «Sra. K.» em vez do nome completo.

O texto de um turno vai para a mensagem. O que escreves no nome do local e na nota chega ao WhatsApp, ao SMS ou ao email. Os dados de saúde são dados especialmente sensíveis na lei suíça de proteção de dados (LPD). A app não foi feita para eles: deixa-os de fora. Os dados ficam no iPhone, sem servidor nem conta, mas o que envias sai do aparelho.

No Spitex há regras cantonais e, conforme a organização, contratos próprios. Pergunta ao teu cantão, à tua associação ou ao teu responsável pela proteção de dados o que vale para ti. A app ajuda a planear e a informar; quem cumpre as regras é a organização.

Uma lista para ir marcando antes de enviares o primeiro plano. Fica guardada só neste navegador.

• Cada cliente é um local. Com iniciais e morada.
• Cada pessoa está registada. Com telefone ou email e, para as rotas, a morada.
• Sem dados de saúde nas notas. Nem no nome do local.
• A tarifa de cada pessoa está registada. Quem a define é o empregador.
• O meio de envio está combinado. WhatsApp, SMS ou email, conforme a pessoa.

Visitas que se repetem todas as semanas

A Sra. K. recebe visita todas as segundas e quintas. Cria a visita uma vez, como série semanal com os dias da semana escolhidos, e a app põe-na nas semanas seguintes. A data de fim é opcional. Há também séries diárias, quinzenais, mensais e anuais.

• SériesNo plano grátis, 1 série; com o Pro, as que precisares.
• Folgas e ausênciasDe–até, inclusive. O motivo é privado e nunca vai na mensagem; lá só aparece «Folga».
• Regras de conflitoDuas visitas ao mesmo tempo ou uma visita num dia de folga: permitido, aviso ou conflito, como escolheres nos ajustes.
• FeriadosCom o Pro importas por região, por exemplo para o teu cantão. No plano grátis escreves à mão.

Qual é a distância de casa ao cliente?

Com o Pro, a app mede os quilómetros e os minutos da morada de cada pessoa até ao local de cada visita, pelos Mapas da Apple. Vês de relance quem faz mais caminho.

Só de casa até ao local. A app não calcula de cliente em cliente. Se de manhã tens três visitas seguidas, não vês os caminhos entre elas: conta esse tempo tu. Sem ligação, a app faz só uma estimativa.

O Pro também guarda como cada pessoa chega à visita:

• Carro próprioA pessoa vai no seu carro.
• BoleiaOutro colaborador conduz. Útil quando duas pessoas vão para o mesmo lado na mesma manhã.
• Transporte públicoCom bilhete e hora.

Custo dos quilómetros: distância vezes tarifa

Com o Pro, a app calcula o custo com a tarifa de cada pessoa: por hora e por quilómetro. Para perceberes, aqui vai uma conta à mão, com números inventados. Troca-os pelos teus.

A tarifa é a que a tua organização define. 0,70 CHF é um exemplo inventado, não um valor oficial. Na app, regista para cada pessoa a tarifa que combinaste com ela.

• O relatório do mêsHoras e custos por pessoa, com a tarifa por hora e por quilómetro de cada uma.
• Uma base, não um processamento salarialA app não calcula salários nem regista as horas realmente trabalhadas. Mostra o que estava planeado.

Quando alguém falta ou quer trocar

Se alguém está doente, registas a ausência. Conforme a regra, a app mostra as visitas desse dia como aviso ou conflito, e vês quais precisam de alguém. Se duas pessoas querem trocar de visita, basta um toque longo.

1. Toque longona visita da Lea
2. «Trocar turno»escolher
3. Tocarna visita do Marco

Depois envias. Cada pessoa recebe só as suas visitas, por WhatsApp, SMS, email ou Partilhar. Os colaboradores não precisam de app.

• Email automáticoÀ hora que marcares, a partir da tua própria conta (Google ou SMTP). A app não tem servidor de email.
• CalendárioSe quiseres, num ficheiro .ics, por email ou Partilhar.
• Cartaz (Pro)O plano em PDF, de A6 a A3, do dia, da semana, do mês ou do ano. Não o afixes onde terceiros possam ler as iniciais dos clientes.

Send Planning para pequenas equipas de Spitex

Uma app para iPhone e iPad, sem conta e sem servidor. Os colaboradores recebem as visitas por mensagem.

• Rotas (Pro)Quilómetros e minutos de casa ao local, pelos Mapas da Apple.
• Custos (Pro)Com a tarifa por hora e por quilómetro de cada pessoa, no relatório do mês.
• Séries e folgasAs visitas que se repetem criam-se uma vez; as ausências ficam privadas.
• Troca e envioTrocas turnos; cada pessoa recebe só as suas visitas.
• Dados no aparelhoBloqueio com Face ID ou PIN. A app funciona sem rede, exceto para enviar.

Perguntas frequentes