Pulizie: annotare clienti e ore sull'iPhone e inviare a ogni collaboratrice il suo orario, senza carta e senza Excel

Un orario di lavoro per un'addetta alle pulizie, o per un'intera squadra

Un buon orario per le pulizie risponde a tre domande: chi va da quale cliente, in quale giorno, e da che ora a che ora. Si fa per settimana, perché la maggior parte dei clienti torna ogni settimana.

Qui sotto c'è una settimana inventata di una piccola impresa di pulizie con tre collaboratrici e quattro clienti. Ogni colore è una persona, ogni casella un intervento.

Le regole di lavoro. Pause, riposo e contratto dipendono dal tuo contratto e dal tuo cantone. Verificali nelle fonti ufficiali, per esempio alla SECO (vedi le fonti in fondo). L'app aiuta a pianificare e a informare; rispettare le regole spetta al datore di lavoro.

Un cliente, un luogo: come annotare tutto

Nelle pulizie, il «luogo» è la casa o l'ufficio del cliente. Lo crei una volta, con il nome e l'indirizzo. Da quel momento un intervento è sempre lo stesso: una persona, un luogo, un giorno, da una certa ora a una certa ora.

1. Le collaboratriciNome, telefono o email
2. I clientiUn luogo per cliente, con l'indirizzo
3. Gli interventiGiorno, ora di inizio e di fine, pausa
4. L'invioOgnuna riceve solo i suoi

Puoi anche scrivere una nota su un intervento, per esempio «chiave dalla vicina»: resta nell'app, con l'intervento.

Gli interventi che si ripetono, annotati una volta sola

La signora Keller vuole qualcuno ogni martedì e ogni venerdì? Lo annoti una volta: «ogni settimana, il martedì e il venerdì». L'app ripete l'intervento. Ci sono altri ritmi: ogni giorno, ogni due settimane, ogni mese, ogni anno, con una data di fine se vuoi.

Nella versione gratuita le serie sono limitate. Ce n'è una sola. Con più clienti che tornano ogni settimana ti serve il Pro, senza limite di serie.

Inviare a ogni collaboratrice il suo orario

Quando la settimana è pronta, invii. Ogni persona riceve solo i suoi interventi, non quelli delle altre. Il canale lo scegli tu: WhatsApp, SMS, email o Condividi. L'app può anche inviare un'immagine, o un file di calendario (.ics, via email o Condividi).

Il motivo di un giorno di riposo resta privato: non finisce mai nel messaggio, che dice solo «Riposo». Se sposti un intervento già inviato, il messaggio seguente aggiunge una nota «prima → dopo».

Per email, l'app può inviare da sola all'ora che stabilisci, dal tuo indirizzo (Gmail o un altro provider). Nulla passa da un server dell'app. Non c'è un'app per le tue collaboratrici: ricevono un messaggio, come sempre.

I percorsi: quanti chilometri, quanti minuti

Con il Pro, l'app calcola il tragitto tra casa della collaboratrice e il cliente, con Mappe di Apple: i chilometri e i minuti. Indichi l'indirizzo di ogni persona una volta; la tariffa all'ora e al chilometro è facoltativa. Su un intervento puoi anche annotare il trasporto: auto propria, passaggio, mezzi pubblici o nessuno.

Quante ore e quanti chilometri fa un cliente in un mese? Prova con i tuoi numeri.

Quando qualcuno è malato, è a riposo o vuole scambiare

L'orario cambia sempre. Tre gesti coprono quasi tutto.

1. Tocco prolungatosull'intervento di Ana, venerdì
2. «Scambia turno»nel menu che si apre
3. Toccal'intervento di Lea, sabato

Il giorno, gli orari e il luogo restano uguali: cambiano solo le persone. Per un giorno di riposo annoti i giorni (dal… al…, inclusi); l'app ti avvisa se un intervento cade in un giorno di riposo. Nelle impostazioni scegli se un conflitto è consentito, segnalato con un avviso o trattato come conflitto.

Per spostare, duplicare o eliminare un intervento usi lo stesso tocco prolungato. Se qualcuno si ammala all'ultimo momento, sposti o scambi l'intervento e invii di nuovo: ricevono un messaggio solo le persone coinvolte.

Il mese: ore e costi per persona

Con il Pro, un rapporto di gestione mostra, mese per mese, le ore e i costi per persona, con la tariffa oraria e chilometrica di ognuna. Sono ore pianificate: l'app non ha timbratura e non calcola gli stipendi. Ti aiuta a vedere dove va il tempo di ogni persona nel mese.

• Ore per persona e per mesePer vedere chi lavora quanto, senza foglio di calcolo.
• Costi con le tariffe di ognunaLa tariffa all'ora e al chilometro, se l'hai indicata.
• Poster PDF da stampareGiorno, settimana, mese o anno, da A6 ad A3, per l'ufficio.

Send Planning: l'orario delle pulizie sull'iPhone

Send Planning è un'app per iPhone e iPad. Fai l'orario della tua piccola squadra e invii a ognuna i suoi turni. Senza account, senza server: i dati restano sul tuo dispositivo, e l'app funziona senza rete, tranne per inviare.

• La settimana di tutta la squadraCollaboratrici, clienti, orari e pausa, su un solo schermo.
• Ognuna riceve solo i suoi turniCon WhatsApp, SMS, email o Condividi.
• Scambia turnoUn tocco prolungato, e due persone si scambiano il posto.
• Percorsi e chilometri (Pro)Da casa al cliente, con Mappe di Apple.
• Serie e giorni di riposoUn intervento che si ripete, un riposo il cui motivo resta privato.
• Resta sull'iPhoneBlocco con Face ID o PIN.

Domande frequenti