Einsatzplanung für kleine Spitex-Teams: Einsätze, Wege und Kilometer

Wie plane ich die Einsätze eines kleinen Spitex-Teams?

Lege jede Kundin und jeden Kunden als Ort an, jede Pflegende als Mitarbeiterin, und trage die Einsätze als Schichten in die Woche ein. Danach sendest du jeder Person nur ihre eigenen Einsätze.

Das geht auf dem iPhone, ohne Computer. Gedacht ist es für kleine, private Teams mit zwei bis acht Personen.

Kunden als Orte: Namen, Notizen und Datenschutz

Jeder Kunde ist ein Ort mit Name und Adresse. Die Adresse braucht es für die Route. Beim Namen genügen ein Kürzel oder ein kurzer Name: «Fr. K.» statt Vor- und Nachname.

Der Text einer Schicht geht in die Nachricht. Was im Ortsnamen und in der Notiz steht, landet bei WhatsApp, SMS oder E-Mail. Gesundheitsdaten gelten im Datenschutzgesetz (DSG) als besonders schützenswert. Die App ist dafür nicht gedacht: Lass sie weg. Die Daten bleiben auf dem iPhone, es gibt keinen Server und kein Konto, aber was du sendest, verlässt das Gerät.

Für Spitex gelten kantonale Vorgaben und je nach Betrieb eigene Verträge. Frag bei deinem Kanton, deinem Verband oder deiner Datenschutzstelle nach, was für dich gilt. Die App hilft beim Planen und beim Informieren; wer die Regeln einhält, ist der Betrieb.

Eine Liste zum Abhaken, bevor du den ersten Plan sendest. Sie wird nur in diesem Browser gespeichert.

• Jeder Kunde ist ein Ort. Mit Kürzel und Adresse.
• Jede Person ist erfasst. Mit Telefon oder E-Mail und, für Routen, ihrer Adresse.
• Keine Gesundheitsdaten in den Notizen. Auch nicht im Ortsnamen.
• Der Tarif pro Person ist eingetragen. Den legt der Arbeitgeber fest.
• Der Sendeweg ist abgemacht. WhatsApp, SMS oder E-Mail, je nach Person.

Besuche, die sich jede Woche wiederholen

Frau K. bekommt jeden Montag und Donnerstag Besuch. Lege den Einsatz einmal an, als wöchentliche Serie mit den gewählten Wochentagen, und die App trägt ihn in die folgenden Wochen ein. Ein Enddatum ist optional. Es gibt auch tägliche, 14-tägliche, monatliche und jährliche Serien.

• SerienIm Gratis-Plan 1 Serie, mit Pro so viele du brauchst.
• Freie Tage und AbwesenheitenVon–bis, inklusive. Der Grund bleibt privat und steht nie in der Nachricht; dort steht nur «Frei».
• KonfliktregelnZwei Einsätze zur gleichen Zeit oder ein Einsatz an einem freien Tag: erlaubt, Warnung oder Konflikt, wie du es in den Einstellungen wählst.
• FeiertageMit Pro importierst du sie nach Region, zum Beispiel für deinen Kanton. Im Gratis-Plan trägst du sie von Hand ein.

Wie weit ist es von zuhause zum Kunden?

Mit Pro misst die App Kilometer und Minuten von der Adresse jeder Person zum Ort jedes Einsatzes, über Apple Karten. Du siehst auf einen Blick, wer wie weit fährt.

Nur Zuhause bis Ort. Die App rechnet nicht von Kunde zu Kunde. Hast du am Morgen drei Besuche hintereinander, siehst du die Strecken dazwischen nicht: Plane diese Zeit selbst ein. Ohne Verbindung macht sie nur eine Schätzung.

Pro merkt sich auch, wie jemand zum Einsatz kommt:

• Eigenes AutoDie Person fährt mit ihrem eigenen Wagen.
• MitfahrtEine andere Mitarbeiterin fährt. Praktisch, wenn zwei am selben Morgen in dieselbe Richtung müssen.
• Öffentlicher VerkehrMit Billett und Zeit.

Kilometerentschädigung: Strecke mal Tarif

Mit Pro rechnet die App die Kosten mit dem Tarif jeder Person: pro Stunde und pro Kilometer. Zum Verstehen hier eine Rechnung von Hand, mit erfundenen Zahlen. Tausche sie gegen deine.

Der Tarif ist der, den dein Betrieb festlegt. 0.70 CHF ist ein erfundenes Beispiel, kein amtlicher Wert. Trage in der App pro Person den Tarif ein, den du mit ihr vereinbart hast.

• Der Bericht des MonatsStunden und Kosten pro Person, mit dem Stunden- und dem Kilometertarif jeder Person.
• Eine Grundlage, keine LohnabrechnungDie App rechnet keine Löhne und erfasst keine gearbeiteten Stunden. Sie zeigt, was geplant war.

Wenn jemand ausfällt oder tauschen möchte

Ist jemand krank, trägst du die Abwesenheit ein. Einsätze an diesem Tag zeigt dir die App je nach Regel als Warnung oder Konflikt, und du siehst, welche Besuche jemand übernehmen muss. Möchten zwei Personen ihre Einsätze tauschen, geht das mit einem langen Druck.

1. Langer Druckauf den Einsatz von Lea
2. «Schicht tauschen»wählen
3. Antippendes Einsatzes von Marco

Dann sendest du. Jede Person erhält nur ihre eigenen Einsätze, per WhatsApp, SMS, E-Mail oder über «Teilen». Die Mitarbeitenden brauchen keine App.

• E-Mail automatischZur gewählten Zeit, von deinem eigenen Konto aus (Google oder SMTP). Es gibt keinen Mailserver der App.
• KalenderAuf Wunsch als .ics-Datei, per E-Mail oder «Teilen».
• Plakat (Pro)Der Plan als PDF in A6 bis A3, für Tag, Woche, Monat oder Jahr. Häng ihn nicht dort auf, wo Dritte die Kürzel der Kunden lesen können.

Send Planning für kleine Spitex-Teams

Eine App für iPhone und iPad, ohne Konto und ohne Server. Die Mitarbeitenden bekommen ihre Einsätze als Nachricht.

• Routen (Pro)Kilometer und Minuten von zuhause zum Ort, über Apple Karten.
• Kosten (Pro)Mit Stunden- und Kilometertarif jeder Person, im Bericht des Monats.
• Serien und freie TageWiederkehrende Besuche einmal anlegen; Abwesenheiten bleiben privat.
• Tausch und VersandSchichten tauschen; jede Person erhält nur ihre eigenen Einsätze.
• Daten auf dem GerätSperre mit Face ID oder PIN. Die App funktioniert ohne Netz, ausser zum Senden.

Häufige Fragen