Planning des interventions pour petites équipes Spitex : interventions, trajets et kilomètres

Comment planifier les interventions d'une petite équipe Spitex ?

Spitex est le nom suisse des soins et de l'aide à domicile. Crée chaque client comme un lieu, chaque soignant comme un collaborateur, et saisis les interventions comme des services dans la semaine. Ensuite, tu envoies à chaque personne seulement les siennes.

Cela se fait sur l'iPhone, sans ordinateur. C'est pensé pour les petites équipes privées de deux à huit personnes.

Les clients comme lieux : noms, notes et protection des données

Chaque client est un lieu, avec un nom et une adresse. L'adresse sert pour le trajet. Pour le nom, des initiales ou un nom court suffisent : « Mme K. » plutôt que le nom complet.

Le texte d'un service part dans le message. Ce que tu écris dans le nom du lieu et dans la note arrive sur WhatsApp, par SMS ou par e-mail. Les données de santé sont des données particulièrement sensibles dans la loi suisse sur la protection des données (LPD). L'app n'est pas faite pour elles : laisse-les de côté. Tes données restent sur l'iPhone, sans serveur ni compte, mais ce que tu envoies quitte l'appareil.

Le Spitex est soumis à des règles cantonales et, selon l'organisation, à des contrats propres. Demande à ton canton, à ton association ou à ton conseiller en protection des données ce qui vaut pour toi. L'app aide à planifier et à informer ; respecter les règles revient à l'organisation.

Une liste à cocher avant d'envoyer le premier planning. Elle est enregistrée dans ce navigateur seulement.

• Chaque client est un lieu. Avec ses initiales et son adresse.
• Chaque personne est saisie. Avec téléphone ou e-mail et, pour les trajets, son adresse.
• Pas de données de santé dans les notes. Pas non plus dans le nom du lieu.
• Le tarif de chaque personne est saisi. C'est l'employeur qui le fixe.
• Le moyen d'envoi est convenu. WhatsApp, SMS ou e-mail, selon la personne.

Les visites qui se répètent chaque semaine

Mme K. reçoit une visite chaque lundi et chaque jeudi. Crée l'intervention une seule fois, comme série hebdomadaire avec les jours de la semaine choisis, et l'app la place dans les semaines suivantes. La date de fin est facultative. Il existe aussi des séries quotidiennes, bimensuelles, mensuelles et annuelles.

• Séries1 série dans la version gratuite ; autant que nécessaire avec le Pro.
• Congés et absencesDu–au, inclus. Le motif reste privé et ne figure jamais dans le message ; on y lit seulement « Congé ».
• Règles de conflitDeux interventions en même temps, ou une intervention un jour de congé : permis, avertissement ou conflit, comme tu le choisis dans les réglages.
• Jours fériésAvec le Pro, tu les importes par région, par exemple pour ton canton. Dans la version gratuite, tu les saisis à la main.

Quelle distance entre le domicile et le client ?

Avec le Pro, l'app mesure les kilomètres et les minutes entre l'adresse de chaque personne et le lieu de chaque intervention, avec Apple Plans. Tu vois d'un coup d'œil qui fait quel trajet.

Seulement du domicile au lieu. L'app ne calcule pas d'un client à l'autre. Si tu as trois visites de suite le matin, tu ne vois pas les trajets entre elles : prévois toi-même ce temps. Sans connexion, l'app ne fait qu'une estimation.

Le Pro note aussi comment chaque personne se rend à l'intervention :

• Voiture personnelleLa personne roule avec sa propre voiture.
• CovoiturageUn autre collaborateur conduit. Pratique quand deux personnes vont dans la même direction le même matin.
• Transports publicsAvec le billet et l'heure.

Indemnité kilométrique : distance fois tarif

Avec le Pro, l'app calcule le coût avec les tarifs de chaque personne : à l'heure et au kilomètre. Pour comprendre, voici un calcul à la main, avec des chiffres inventés. Remplace-les par les tiens.

Le tarif est celui que fixe ton organisation. 0,70 CHF est un exemple inventé, pas une valeur officielle. Dans l'app, saisis pour chaque personne le tarif convenu avec elle.

• Le rapport du moisHeures et coûts par personne, avec le tarif horaire et le tarif au kilomètre de chacune.
• Une base, pas une paieL'app ne calcule pas de salaires et n'enregistre pas les heures réellement faites. Elle montre ce qui était prévu.

Quand quelqu'un est absent ou veut échanger

Si quelqu'un est malade, tu saisis l'absence. Selon ta règle, l'app montre les interventions de ce jour comme un avertissement ou un conflit, et tu vois lesquelles cherchent quelqu'un. Si deux personnes veulent échanger, un appui long suffit.

1. Appui longsur l'intervention de Lea
2. « Échanger le service »à choisir
3. Toucherl'intervention de Marco

Ensuite, tu envoies. Chaque personne reçoit seulement ses interventions, par WhatsApp, SMS, e-mail ou Partager. Tes collaborateurs n'ont pas besoin d'app.

• E-mail automatiqueÀ l'heure que tu fixes, depuis ton propre compte (Google ou SMTP). L'app n'a pas de serveur d'e-mail.
• CalendrierSi tu veux, en fichier .ics, par e-mail ou Partager.
• Affiche (Pro)Le planning en PDF, de A6 à A3, pour le jour, la semaine, le mois ou l'année. Ne l'affiche pas là où des tiers peuvent lire les initiales des clients.

Send Planning pour les petites équipes Spitex

Une app pour iPhone et iPad, sans compte et sans serveur. Tes collaborateurs reçoivent leurs interventions par message.

• Trajets (Pro)Kilomètres et minutes du domicile au lieu, avec Apple Plans.
• Coûts (Pro)Avec le tarif horaire et au kilomètre de chaque personne, dans le rapport du mois.
• Séries et congésLes visites qui se répètent se créent une fois ; les absences restent privées.
• Échange et envoiTu échanges des services ; chaque personne reçoit seulement les siens.
• Données sur l'appareilVerrouillage par Face ID ou code. L'app fonctionne sans réseau, sauf pour envoyer.

Questions fréquentes