Pianificazione degli interventi per piccole squadre Spitex: interventi, percorsi e chilometri

Come pianificare gli interventi di una piccola squadra Spitex?

Spitex è il nome svizzero delle cure e dell'aiuto a domicilio. Crea ogni cliente come un luogo, ogni operatore come un collaboratore e inserisci gli interventi come turni nella settimana. Poi invii a ciascuno solo i suoi.

Si fa sull'iPhone, senza computer. È pensato per piccole squadre private, da due a otto persone.

I clienti come luoghi: nomi, note e protezione dei dati

Ogni cliente è un luogo, con nome e indirizzo. L'indirizzo serve per il percorso. Per il nome bastano le iniziali o un nome breve: «sig.ra K.» invece del nome completo.

Il testo di un turno finisce nel messaggio. Quello che scrivi nel nome del luogo e nella nota arriva su WhatsApp, per SMS o per e-mail. I dati sanitari sono dati particolarmente sensibili nella legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD). L'app non è fatta per loro: lasciali fuori. I tuoi dati restano sull'iPhone, senza server né account, ma ciò che invii esce dal dispositivo.

Lo Spitex è soggetto a regole cantonali e, a seconda dell'organizzazione, a contratti propri. Chiedi al tuo cantone, alla tua associazione o al tuo consulente per la protezione dei dati che cosa vale per te. L'app aiuta a pianificare e a informare; rispettare le regole spetta all'organizzazione.

Un elenco da spuntare prima di inviare il primo piano. Viene salvato solo in questo browser.

• Ogni cliente è un luogo. Con iniziali e indirizzo.
• Ogni persona è inserita. Con telefono o e-mail e, per i percorsi, il suo indirizzo.
• Nessun dato sanitario nelle note. Nemmeno nel nome del luogo.
• La tariffa di ogni persona è inserita. La stabilisce il datore di lavoro.
• Il modo di invio è concordato. WhatsApp, SMS o e-mail, a seconda della persona.

Le visite che si ripetono ogni settimana

La sig.ra K. riceve una visita ogni lunedì e giovedì. Crea l'intervento una volta sola, come serie settimanale con i giorni della settimana scelti, e l'app lo inserisce nelle settimane successive. La data di fine è facoltativa. Ci sono anche serie giornaliere, quindicinali, mensili e annuali.

• Serie1 serie nella versione gratuita; quante ne servono con il Pro.
• Giorni liberi e assenzeDal–al, inclusi. Il motivo resta privato e non compare mai nel messaggio; c'è scritto solo «Riposo».
• Regole di conflittoDue interventi contemporanei, o un intervento in un giorno libero: consentito, avviso o conflitto, come scegli nelle impostazioni.
• Giorni festiviCon il Pro li importi per regione, per esempio per il tuo cantone. Nella versione gratuita li scrivi a mano.

Quanto è lontano il cliente da casa?

Con il Pro, l'app misura i chilometri e i minuti dall'indirizzo di ciascuno al luogo di ogni intervento, con Mappe di Apple. Vedi a colpo d'occhio chi fa quanta strada.

Solo da casa al luogo. L'app non calcola da un cliente all'altro. Se al mattino hai tre visite di fila, non vedi i tragitti tra l'una e l'altra: calcola tu quel tempo. Senza connessione l'app fa solo una stima.

Il Pro registra anche come ciascuno arriva all'intervento:

• Auto propriaLa persona va con la sua auto.
• PassaggioUn altro collaboratore guida. Comodo quando due persone vanno nella stessa direzione la stessa mattina.
• Trasporto pubblicoCon biglietto e orario.

Rimborso chilometrico: distanza per tariffa

Con il Pro, l'app calcola il costo con la tariffa di ogni persona: all'ora e al chilometro. Per capire, ecco un conto fatto a mano, con numeri inventati. Sostituiscili con i tuoi.

La tariffa è quella che stabilisce la tua organizzazione. 0,70 CHF è un esempio inventato, non un valore ufficiale. Nell'app inserisci per ogni persona la tariffa concordata con lei.

• Il rapporto del meseOre e costi per persona, con la tariffa oraria e quella al chilometro di ciascuna.
• Una base, non un conteggio dei salariL'app non calcola salari e non registra le ore effettivamente lavorate. Mostra ciò che era pianificato.

Quando qualcuno manca o vuole scambiare

Se qualcuno è malato, inserisci l'assenza. A seconda della tua regola, l'app mostra gli interventi di quel giorno come avviso o conflitto, e vedi quali cercano qualcuno. Se due persone vogliono scambiarsi, basta un tocco prolungato.

1. Tocco prolungatosull'intervento di Lea
2. «Scambia turno»da scegliere
3. Toccal'intervento di Marco

Poi invii. Ognuno riceve solo i suoi interventi, su WhatsApp, per SMS, per e-mail o con Condividi. I tuoi collaboratori non hanno bisogno di un'app.

• E-mail automaticaAll'ora che imposti, dal tuo account (Google o SMTP). L'app non ha un server di posta.
• CalendarioSe vuoi, come file .ics, per e-mail o con Condividi.
• Poster (Pro)Il piano in PDF, da A6 ad A3, per il giorno, la settimana, il mese o l'anno. Non appenderlo dove terzi possano leggere le iniziali dei clienti.

Send Planning per le piccole squadre Spitex

Un'app per iPhone e iPad, senza account e senza server. I tuoi collaboratori ricevono gli interventi con un messaggio.

• Percorsi (Pro)Chilometri e minuti da casa al luogo, con Mappe di Apple.
• Costi (Pro)Con la tariffa oraria e al chilometro di ogni persona, nel rapporto del mese.
• Serie e giorni liberiLe visite che si ripetono si creano una volta; le assenze restano private.
• Scambio e invioScambi i turni; ognuno riceve solo i suoi.
• Dati sul dispositivoBlocco con Face ID o PIN. L'app funziona senza rete, tranne per inviare.

Domande frequenti