Planificación de visitas para equipos pequeños de Spitex: visitas, rutas y kilómetros

¿Cómo planifico las visitas de un equipo pequeño de Spitex?

Spitex es el nombre suizo de los cuidados y la ayuda a domicilio. Crea cada cliente como un lugar, cada profesional como un colaborador y apunta las visitas como turnos en la semana. Después envías a cada persona solo las suyas.

Se hace en el iPhone, sin ordenador. Está pensado para equipos pequeños y privados, de dos a ocho personas.

Los clientes como lugares: nombres, notas y protección de datos

Cada cliente es un lugar, con nombre y dirección. La dirección hace falta para la ruta. Para el nombre bastan las iniciales o un nombre corto: «Sra. K.» en vez del nombre completo.

El texto de un turno va al mensaje. Lo que escribes en el nombre del lugar y en la nota llega a WhatsApp, al SMS o al email. Los datos de salud son datos especialmente sensibles en la ley suiza de protección de datos (LPD). La app no está hecha para ellos: déjalos fuera. Tus datos se quedan en el iPhone, sin servidor ni cuenta, pero lo que envías sale del dispositivo.

El Spitex está sujeto a normas cantonales y, según la organización, a contratos propios. Pregunta a tu cantón, a tu asociación o a tu responsable de protección de datos qué vale para ti. La app ayuda a planificar y a informar; cumplir las normas corresponde a la organización.

Una lista para ir marcando antes de enviar el primer plan. Se guarda solo en este navegador.

• Cada cliente es un lugar. Con iniciales y dirección.
• Cada persona está dada de alta. Con teléfono o email y, para las rutas, su dirección.
• Sin datos de salud en las notas. Ni en el nombre del lugar.
• La tarifa de cada persona está apuntada. La fija el empleador.
• La vía de envío está acordada. WhatsApp, SMS o email, según la persona.

Visitas que se repiten cada semana

La Sra. K. recibe visita todos los lunes y jueves. Crea la visita una vez, como serie semanal con los días de la semana elegidos, y la app la pone en las semanas siguientes. La fecha de fin es opcional. También hay series diarias, quincenales, mensuales y anuales.

• Series1 serie en la versión gratuita; las que necesites con Pro.
• Días libres y ausenciasDe–a, ambos incluidos. El motivo es privado y nunca va en el mensaje; allí solo pone «Libre».
• Reglas de conflictoDos visitas a la vez, o una visita en un día libre: permitido, aviso o conflicto, como elijas en los ajustes.
• FestivosCon Pro los importas por región, por ejemplo para tu cantón. En la versión gratuita los escribes a mano.

¿A qué distancia está el cliente de casa?

Con Pro, la app mide los kilómetros y los minutos desde la dirección de cada persona hasta el lugar de cada visita, con los Mapas de Apple. Ves de un vistazo quién hace cuánto camino.

Solo de casa al lugar. La app no calcula de un cliente a otro. Si por la mañana tienes tres visitas seguidas, no ves los trayectos entre ellas: cuenta ese tiempo tú. Sin conexión, la app solo ofrece una estimación.

Pro también apunta cómo llega cada persona a la visita:

• Coche propioLa persona va en su propio coche.
• CompartidoOtro colaborador conduce. Útil cuando dos personas van en la misma dirección la misma mañana.
• Transporte públicoCon billete y hora.

Coste de los kilómetros: distancia por tarifa

Con Pro, la app calcula el coste con la tarifa de cada persona: por hora y por kilómetro. Para entenderlo, aquí tienes una cuenta a mano, con números inventados. Cámbialos por los tuyos.

La tarifa es la que fija tu organización. 0,70 CHF es un ejemplo inventado, no un valor oficial. En la app, apunta para cada persona la tarifa que acordaste con ella.

• El informe del mesHoras y costes por persona, con la tarifa por hora y por kilómetro de cada una.
• Una base, no una nóminaLa app no calcula salarios ni registra las horas realmente trabajadas. Muestra lo que estaba planificado.

Cuando alguien falta o quiere intercambiar

Si alguien está enfermo, apuntas la ausencia. Según tu regla, la app muestra las visitas de ese día como aviso o conflicto, y ves cuáles necesitan a alguien. Si dos personas quieren intercambiarse, basta una pulsación larga.

1. Pulsación largaen la visita de Lea
2. «Intercambiar turno»elegir
3. Tocarla visita de Marco

Luego envías. Cada persona recibe solo sus visitas, por WhatsApp, SMS, email o Compartir. Tus colaboradores no necesitan una app.

• Email automáticoA la hora que marques, desde tu propia cuenta (Google o SMTP). La app no tiene servidor de correo.
• CalendarioSi quieres, como archivo .ics, por email o con Compartir.
• Cartel (Pro)El plan en PDF, de A6 a A3, del día, la semana, el mes o el año. No lo cuelgues donde terceros puedan leer las iniciales de los clientes.

Send Planning para equipos pequeños de Spitex

Una app para iPhone y iPad, sin cuenta y sin servidor. Tus colaboradores reciben las visitas por mensaje.

• Rutas (Pro)Kilómetros y minutos de casa al lugar, con los Mapas de Apple.
• Costes (Pro)Con la tarifa por hora y por kilómetro de cada persona, en el informe del mes.
• Series y días libresLas visitas que se repiten se crean una vez; las ausencias quedan privadas.
• Intercambio y envíoIntercambias turnos; cada persona recibe solo los suyos.
• Datos en el dispositivoBloqueo con Face ID o PIN. La app funciona sin red, salvo para enviar.

Preguntas frecuentes