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Enviar el horario del café por WhatsApp – y qué dice la protección de datos

Poner todo el horario en el grupo de WhatsApp es mostrar a todos los horarios de todos. La ley de protección de datos pregunta por la proporcionalidad: cada persona necesita solo sus turnos. Aquí tienes una forma más sencilla y más discreta.

Solo para quien vive en Suiza.Informativo. Esta guía explica cómo usar Send Planning y resume reglas suizas del trabajo. Puede tener errores o estar desactualizada: comprueba siempre las fuentes oficiales (Fedlex, SECO, la inspección de trabajo de tu cantón) y, si tienes dudas, pide ayuda a un servicio oficial. No es asesoramiento jurídico. Los precios están en la App Store.

¿Puedo poner el horario en el grupo de WhatsApp?

La ley de protección de datos no prohíbe el grupo de WhatsApp por su nombre. Pero plantea una pregunta: ¿necesita cada persona todo lo que ve en el grupo? En un horario, la respuesta suele ser que no. Cada persona necesita sus propios turnos.

El plan de todo el equipo muestra los nombres y los horarios de todos, a veces también los días libres y sus motivos. Si envías a cada persona solo sus turnos, el problema ni empieza.

Qué ve todo el mundo en el grupo

Un ejemplo: el Café Central, con tres colaboradores. El plan de la semana va al grupo. Así lo ve cada persona:

Mañana, tarde, fin de semana: todo el equipo ve toda la semana, aunque cada persona solo necesite su fila.
Un plan para el grupo
  • Todosven los horarios de todos
  • Días libresa la vista de todo el mundo
  • Motivoscomo «cita con el médico» acaban pronto en el chat del grupo
  • SalidaQuien deja el equipo conserva el historial del chat
Cada persona sus turnos
  • Los suyosSolo los turnos de esa persona
  • LibreEl mensaje dice solo «Libre», nunca el motivo
  • PrivadoNadie se entera de los horarios de los demás
  • ClaroSin un mensaje largo donde hay que buscar la propia línea

Qué dice la ley sobre horarios y protección de datos

Desde el 1 de septiembre de 2023, Suiza tiene la ley de protección de datos revisada (LPD). El nombre y el horario de una persona son datos personales. Para los colaboradores hay además una regla en el Código de las Obligaciones. Los artículos que importan aquí:

  • art. 328b COEl empleador solo trata datos de los colaboradores si se refieren a su aptitud para el trabajo o son necesarios para ejecutar el contrato
  • art. 6 LPDProporcionalidad y finalidad: tratar solo lo necesario para el fin
  • art. 8 LPDSeguridad de los datos: medidas adecuadas contra el acceso no autorizado
  • art. 19 LPDDeber de informar: informar a las personas afectadas
  • art. 16 LPDComunicación al extranjero: se aplican reglas especiales

La idea de fondo. Para el fin «¿quién trabaja cuándo?», cada persona necesita sus horarios. No necesita los horarios ni los días libres de los demás. Es la proporcionalidad del art. 6 LPD, aplicada al horario.

Esto no es asesoramiento jurídico

Esta guía explica lo que dicen los artículos. No dice si tu negocio hace algo mal. En caso de duda puede ayudar el Encargado Federal de Protección de Datos y de Transparencia (PFPDT) o un especialista en derecho laboral.

Cada persona recibe solo sus turnos

La solución sencilla: un mensaje por persona. Con Send Planning queda así (ejemplo, mensajes abreviados):

LeaWhatsApp

Lun (02/NOV): 07:00–13:00 (pausa de 30 min) • Café Central Mar (03/NOV): 07:00–13:00 (pausa de 30 min) • Café Central Vie (06/NOV): 07:00–13:00 (pausa de 30 min) • Café Central Sáb (07/NOV): 08:00–14:00 (pausa de 30 min) • Café Central

✓ Enviado
MarcoWhatsApp

Lun (02/NOV): 13:00–19:00 (pausa de 30 min) • Café Central Jue (05/NOV): Libre Sáb (07/NOV): 08:00–14:00 (pausa de 30 min) • Café Central Dom (08/NOV): 08:00–14:00 (pausa de 30 min) • Café Central

✓ Enviado
SofiaSMS

Mié (04/NOV): 07:00–13:00 (pausa de 30 min) • Café Central Jue (05/NOV): 07:00–13:00 (pausa de 30 min) • Café Central Vie (06/NOV): 13:00–19:00 (pausa de 30 min) • Café Central Dom (08/NOV): Libre

✓ Enviado
Tres mensajes, cada uno con los turnos de la persona. En un día libre solo pone «Libre».

El motivo queda privado. En la app, en una ausencia, puedes escribir un motivo si quieres, por ejemplo como recordatorio para ti. Nunca va en el mensaje. Los colaboradores reciben solo «Libre».

Elegir el canal e informar al equipo

WhatsApp pertenece a Meta: es un servicio de terceros. No es una acusación, es un hecho que conviene conocer. Muchos equipos usan WhatsApp porque todos lo tienen. El canal del horario lo eliges tú, como dueño o dueña del negocio: WhatsApp, SMS o email.

  1. Elegir el canalWhatsApp, SMS o email, por persona
  2. Informar al equipoDi qué canal usas para el plan y por qué
  3. Enviar solo lo suyoUn mensaje por persona
  4. Bloquear la appCon Face ID o PIN

Para informar basta una frase al principio, por ejemplo: «El horario os llega a cada uno por separado por WhatsApp. Si alguien prefiere SMS o email, decídmelo.» Eso va en la línea del deber de informar (art. 19 LPD): el equipo sabe qué datos pasan por qué canal. Para la seguridad de los datos (art. 8 LPD) también cuenta tener el teléfono bloqueado.

Si un canal envía datos al extranjero (art. 16 LPD), se aplican reglas especiales. Si tienes dudas, pregunta al PFPDT. Vale para cualquier servicio de terceros, no solo para WhatsApp.

Cambios e intercambios sin que todos lo vean todo

¿Marco quiere trabajar el viernes y Lea el sábado? Con «Cambiar turno» solo cambian las personas. El día, las horas y el local se quedan igual.

LeaVie 07:00–13:00
Cambiar turno
MarcoSáb 08:00–14:00

Si el turno ya se había enviado, quien lo pierde recibe un aviso en el siguiente envío.

  1. Mantén el dedosobre el turno de Lea
  2. Elige «Cambiar turno»
  3. Tocael turno de Marco
  4. EnviarCada persona recibe solo su cambio

Mover un turno ya enviado también entra como adenda en el mensaje siguiente (antiguo, nuevo). Solo lo lee la persona afectada. El resto del grupo no tiene por qué saberlo.

El horario del café con Send Planning

Send Planning es una app para iPhone y iPad. Tú preparas los turnos, la app envía a cada persona solo los suyos. Sin cuenta, sin servidor del desarrollador: los datos se quedan en tu dispositivo.

El envío en Send Planning: cada persona con su propio botón
  • Un mensaje por personaPor WhatsApp, SMS, email o Compartir. En texto o imagen, y por email y Compartir también como archivo de calendario.
  • Días libresAusencias de–hasta. El motivo se queda en la app; el mensaje dice solo «Libre».
  • Series de repeticiónUn turno que se repite (a diario, cada semana, cada dos semanas) se crea una sola vez. Por ejemplo, todos los sábados.
  • Cambiar turnoMantener, cambiar, listo.
  • Rutas (Pro)Kilómetros y minutos de casa al local, con Mapas de Apple.
  • Cartel en PDF (Pro)El día, la semana, el mes o el año para colgar, de A6 a A3. Para la cocina o la sala del personal.
  • Los datos se quedan en el iPhoneSin cuenta. Bloqueas la app con Face ID o PIN. Para enviar hace falta red.

Gratis sin límite de tiempo, para probar: 1 colaborador, 1 local, 1 serie. Un equipo entero necesita Pro. Las suscripciones tienen 14 días gratis; hay semanal, mensual y anual, y un pago único. El precio está en el App Store. En la versión gratuita el mensaje termina con «Enviado con Send Planning by Alpine Lynx»; con Pro puedes quitarlo.

Descarga Send Planning para iPhone y iPad. Haces el horario del equipo y cada persona recibe solo sus turnos, por WhatsApp, SMS o email. Gratis para empezar, sin cuenta.

Ver la app Descargar en la App Store

Preguntas frecuentes

¿Está prohibido el horario en el grupo de WhatsApp?

La ley no habla de grupos de WhatsApp. Pero exige tratar solo lo necesario (art. 6 LPD) y, en los colaboradores, solo lo que pertenece a la relación laboral (art. 328b CO). Si un caso concreto está bien, esta guía no puede decirlo. En caso de duda, ayuda el PFPDT.

¿Cuál es la alternativa más sencilla al plan del grupo?

Cada persona recibe un mensaje propio con sus turnos. Nadie ve los horarios de los demás. Send Planning lo hace por WhatsApp, SMS o email.

¿Puede ir el motivo de un día libre en el mensaje?

Mejor que no. El motivo, por ejemplo una cita médica, es muy personal. En Send Planning se queda en la app; el mensaje dice solo «Libre».

¿Tengo que informar al equipo del canal?

Es buena idea y va en la línea del deber de informar (art. 19 LPD). Basta una frase: qué canal usas para el horario, y que cada persona recibe solo sus turnos.

¿Es WhatsApp un problema por ser de Meta?

WhatsApp es un servicio de terceros. Como dueño o dueña del negocio, eliges el canal; SMS y email son alternativas. Para la comunicación de datos al extranjero se aplican reglas especiales (art. 16 LPD).

¿Los datos de Send Planning van a un servidor?

No. No hay cuenta ni servidor del desarrollador. Los datos se quedan en tu iPhone o iPad. Solo sale lo que envías tú.

¿Cuánto cuesta planificar un café entero?

La versión gratuita es para probar, con un colaborador y un local. Un equipo entero necesita Pro, que en las suscripciones tiene 14 días gratis. El precio está en el App Store.

Sobre esta guía. Contenido informativo, no es asesoramiento jurídico. Los nombres, los horarios y el café son inventados. Se citan la ley de protección de datos (LPD) y el art. 328b del Código de las Obligaciones; los artículos llevan al texto oficial en Fedlex. La app ayuda a planificar y a informar; cumplir la ley es cosa del empleador. Esta guía puede contener errores o estar desactualizada: confirma siempre en las fuentes oficiales. En caso de duda, consulta al PFPDT. Actualizado en octubre de 2026.

Fuentes (4)

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