GuideTurni di lavoro

Inviare l’orario del caffè su WhatsApp – e cosa dice la protezione dei dati

Mettere tutto l’orario nel gruppo WhatsApp significa mostrare a tutti gli orari di tutti. La legge sulla protezione dei dati chiede la proporzionalità: ognuno ha bisogno solo dei propri turni. Ecco un modo più semplice e più discreto.

Solo per chi vive in Svizzera.A titolo informativo. Questa guida spiega come usare Send Planning e riassume regole svizzere sul lavoro. Può contenere errori o non essere aggiornata: verifica sempre le fonti ufficiali (Fedlex, SECO, l'ispettorato del lavoro del tuo cantone) e, in caso di dubbio, chiedi aiuto a un servizio ufficiale. Non è una consulenza legale. I prezzi sono nell'App Store.

Posso mettere l’orario nel gruppo WhatsApp?

La legge sulla protezione dei dati non vieta il gruppo WhatsApp con il suo nome. Ma pone una domanda: ogni persona ha bisogno di tutto quello che vede nel gruppo? Per un orario di lavoro, di solito la risposta è no. Ognuno ha bisogno dei propri turni.

Il piano di tutto il team mostra i nomi e gli orari di tutti, a volte anche i giorni liberi e i loro motivi. Se mandi a ciascuno solo i suoi turni, il problema non nasce.

Cosa vedono tutti nel gruppo

Un esempio: il Café Central, con tre collaboratori. Il piano della settimana va nel gruppo. Ecco come lo vede ognuno:

Mattino, pomeriggio, weekend: tutto il team vede tutta la settimana, anche se ognuno ha bisogno solo della sua riga.
Un piano per il gruppo
  • Tuttivedono gli orari di tutti
  • Giorni liberivisibili a tutti
  • Motivicome «visita medica» finiscono presto nella chat del gruppo
  • UscitaChi lascia il team conserva la cronologia della chat
Ognuno i suoi turni
  • I suoiSolo i turni della persona
  • LiberoIl messaggio dice solo «Libero», mai il motivo
  • PrivatoNessuno viene a sapere gli orari degli altri
  • ChiaroNiente messaggio lungo in cui cercare la propria riga

Cosa dice la legge su orari di lavoro e protezione dei dati

Dal 1° settembre 2023 la Svizzera ha la legge sulla protezione dei dati rivista (LPD). Il nome e l’orario di una persona sono dati personali. Per i collaboratori c’è anche una regola nel Codice delle obbligazioni. Gli articoli che contano qui:

  • art. 328b COIl datore di lavoro tratta dati sui collaboratori solo se riguardano la loro idoneità al lavoro o sono necessari per eseguire il contratto
  • art. 6 LPDProporzionalità e finalità: trattare solo ciò che serve allo scopo
  • art. 8 LPDSicurezza dei dati: misure adeguate contro l’accesso non autorizzato
  • art. 19 LPDDovere di informare: informare le persone interessate
  • art. 16 LPDComunicazione all’estero: valgono regole particolari

L’idea di fondo. Per lo scopo «chi lavora quando?», ogni persona ha bisogno dei propri orari. Non ha bisogno degli orari né dei giorni liberi degli altri. È la proporzionalità dell’art. 6 LPD, applicata all’orario.

Questa non è consulenza legale

Questa guida spiega cosa dicono gli articoli. Non dice se la tua attività sbaglia qualcosa. In caso di dubbio può aiutare l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) o un esperto di diritto del lavoro.

Ognuno riceve solo i suoi turni

La soluzione semplice: un messaggio per persona. Con Send Planning si presenta così (esempio, messaggi abbreviati):

LeaWhatsApp

Lun (02/11): 07:00–13:00 (pausa di 30 min) • Café Central Mar (03/11): 07:00–13:00 (pausa di 30 min) • Café Central Ven (06/11): 07:00–13:00 (pausa di 30 min) • Café Central Sab (07/11): 08:00–14:00 (pausa di 30 min) • Café Central

✓ Inviato
MarcoWhatsApp

Lun (02/11): 13:00–19:00 (pausa di 30 min) • Café Central Gio (05/11): Libero Sab (07/11): 08:00–14:00 (pausa di 30 min) • Café Central Dom (08/11): 08:00–14:00 (pausa di 30 min) • Café Central

✓ Inviato
SofiaSMS

Mer (04/11): 07:00–13:00 (pausa di 30 min) • Café Central Gio (05/11): 07:00–13:00 (pausa di 30 min) • Café Central Ven (06/11): 13:00–19:00 (pausa di 30 min) • Café Central Dom (08/11): Libero

✓ Inviato
Tre messaggi, ciascuno con i turni della persona. In un giorno libero c’è scritto solo «Libero».

Il motivo resta privato. Nell’app, per un’assenza, puoi scrivere un motivo se vuoi, per esempio come promemoria per te. Non va mai nel messaggio. I collaboratori ricevono solo «Libero».

Scegliere il canale e informare il team

WhatsApp appartiene a Meta: è un servizio di terzi. Non è un’accusa, è un fatto che conviene conoscere. Molti team usano WhatsApp perché ce l’hanno tutti. Il canale per l’orario lo scegli tu, come titolare dell’attività: WhatsApp, SMS o email.

  1. Scegliere il canaleWhatsApp, SMS o email, per persona
  2. Informare il teamDi’ che canale usi per il piano e perché
  3. Inviare solo il suoUn messaggio per persona
  4. Bloccare l’appCon Face ID o PIN

Per informare basta una frase all’inizio, per esempio: «L’orario vi arriva a ciascuno separatamente su WhatsApp. Se qualcuno preferisce SMS o email, ditemelo.» Questo va nella direzione del dovere di informare (art. 19 LPD): il team sa quali dati passano per quale canale. Per la sicurezza dei dati (art. 8 LPD) conta anche avere il telefono bloccato.

Se un canale invia dati all’estero (art. 16 LPD), valgono regole particolari. Se hai dubbi, chiedi all’IFPDT. Vale per qualsiasi servizio di terzi, non solo per WhatsApp.

Scambi e modifiche senza che tutti vedano tutto

Marco vuole lavorare il venerdì e Lea il sabato? Con «Scambia turno» cambiano solo le persone. Il giorno, le ore e il luogo restano uguali.

LeaVen 07:00–13:00
Scambia turno
MarcoSab 08:00–14:00

Se il turno era già stato inviato, chi lo perde riceve un avviso al prossimo invio.

  1. Tieni premutosul turno di Lea
  2. Scegli «Scambia turno»
  3. Toccail turno di Marco
  4. InviaOgnuno riceve solo la sua modifica

Anche spostare un turno già inviato entra come aggiunta nel messaggio successivo (vecchio, nuovo). Lo legge solo la persona interessata. Il resto del gruppo non deve saperlo.

L’orario del caffè con Send Planning

Send Planning è un’app per iPhone e iPad. Tu prepari i turni, l’app invia a ciascuno solo i suoi. Senza account, senza server dello sviluppatore: i dati restano sul tuo dispositivo.

L’invio in Send Planning: ogni persona con il suo pulsante
  • Un messaggio per personaCon WhatsApp, SMS, email o Condividi. Come testo o immagine, e con email e Condividi anche come file di calendario.
  • Giorni liberiAssenze dal–al. Il motivo resta nell’app; il messaggio dice solo «Libero».
  • Serie di ripetizioneUn turno che si ripete (ogni giorno, ogni settimana, ogni due settimane) si crea una volta sola. Per esempio ogni sabato.
  • Scambia turnoTocco lungo, scambio, fatto.
  • Percorsi (Pro)Chilometri e minuti da casa al luogo, con Mappe di Apple.
  • Poster in PDF (Pro)Il giorno, la settimana, il mese o l’anno da appendere, da A6 ad A3. Per la cucina o la sala del personale.
  • I dati restano sull’iPhoneSenza account. Blocchi l’app con Face ID o PIN. Per inviare serve la rete.

Gratis senza limite di tempo, per provare: 1 collaboratore, 1 luogo, 1 serie. Un team intero ha bisogno del Pro. Gli abbonamenti hanno 14 giorni gratis; ci sono settimanale, mensile e annuale, più un pagamento unico. Il prezzo è sull’App Store. Nella versione gratuita il messaggio finisce con «Inviato con Send Planning by Alpine Lynx»; con il Pro puoi toglierlo.

Scarica Send Planning per iPhone e iPad. Fai il piano turni della squadra e ognuno riceve solo i suoi turni, via WhatsApp, SMS o e-mail. Gratis per iniziare, senza account.

Vedi l'app Scarica su App Store

Domande frequenti

L’orario nel gruppo WhatsApp è vietato?

La legge non parla di gruppi WhatsApp. Ma esige di trattare solo ciò che serve (art. 6 LPD) e, per i collaboratori, solo ciò che appartiene al rapporto di lavoro (art. 328b CO). Se un caso concreto va bene, questa guida non può dirlo. In caso di dubbio, l’IFPDT può aiutare.

Qual è l’alternativa più semplice al piano di gruppo?

Ognuno riceve un messaggio proprio con i suoi turni. Nessuno vede gli orari degli altri. Send Planning lo fa con WhatsApp, SMS o email.

Il motivo di un giorno libero può stare nel messaggio?

Meglio di no. Il motivo, per esempio una visita medica, è molto personale. In Send Planning resta nell’app; il messaggio dice solo «Libero».

Devo informare il team sul canale?

È una buona idea e va nella direzione del dovere di informare (art. 19 LPD). Basta una frase: quale canale usi per l’orario, e che ognuno riceve solo i suoi turni.

WhatsApp è un problema perché appartiene a Meta?

WhatsApp è un servizio di terzi. Come titolare scegli il canale; SMS ed email sono alternative. Per la comunicazione di dati all’estero valgono regole particolari (art. 16 LPD).

I dati di Send Planning vanno su un server?

No. Non ci sono account né server dello sviluppatore. I dati restano sul tuo iPhone o iPad. Esce solo ciò che invii tu.

Quanto costa pianificare un intero caffè?

La versione gratuita serve per provare, con un collaboratore e un luogo. Un team intero ha bisogno del Pro, che sugli abbonamenti ha 14 giorni gratis. Il prezzo è sull’App Store.

Su questa guida. Contenuto informativo, non è consulenza legale. I nomi, gli orari e il caffè sono inventati. Sono citati la legge sulla protezione dei dati (LPD) e l’art. 328b del Codice delle obbligazioni; gli articoli portano al testo ufficiale su Fedlex. L’app aiuta a pianificare e a informare; rispettare la legge spetta al datore di lavoro. Questa guida può contenere errori o essere superata: controlla sempre le fonti ufficiali. In caso di dubbio rivolgiti all’IFPDT. Aggiornato a ottobre 2026.

Fonti (4)

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