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Dienstplan fürs Café per WhatsApp senden – und was der Datenschutz dazu sagt

Wer den ganzen Dienstplan in die WhatsApp-Gruppe stellt, zeigt allen die Arbeitszeiten aller. Das Datenschutzgesetz fragt nach der Verhältnismässigkeit: Jede Person braucht nur ihre eigenen Schichten. So geht es einfacher und diskreter.

Nur für Personen, die in der Schweiz wohnen.Zur Information. Dieser Guide erklärt, wie man Send Planning benutzt, und fasst Schweizer Regeln zur Arbeit zusammen. Er kann Fehler enthalten oder veraltet sein: Prüfe immer die offiziellen Quellen (Fedlex, SECO, das Arbeitsinspektorat deines Kantons) und hol dir im Zweifel Hilfe bei einer offiziellen Stelle. Keine Rechtsberatung. Die Preise stehen im App Store.

Darf ich den Dienstplan in die WhatsApp-Gruppe stellen?

Das Datenschutzgesetz verbietet die WhatsApp-Gruppe nirgends mit Namen. Es stellt aber eine Frage: Braucht jede Person alles, was sie in der Gruppe sieht? Bei einem Dienstplan ist die Antwort meistens nein. Jede Person braucht ihre eigenen Schichten.

Der Plan für das ganze Team zeigt Namen und Arbeitszeiten von allen, manchmal auch freie Tage und ihre Gründe. Wer nur die eigenen Schichten schickt, hat das Problem gar nicht erst.

Was in der Gruppe alle sehen

Ein Beispiel: das Café Central mit drei Mitarbeitenden. Der Wochenplan geht in die Gruppe. So sieht ihn jede Person:

Frühschicht, Spätschicht, Wochenende: Das ganze Team sieht die ganze Woche, auch wenn jede Person nur ihre eigene Zeile braucht.
Ein Plan für die Gruppe
  • Allesehen die Arbeitszeiten aller
  • Freie Tagesind für alle sichtbar
  • Gründewie «Arzttermin» landen schnell im Gruppenchat
  • AustrittWer das Team verlässt, hat den Chatverlauf weiterhin
Jede Person ihre Schichten
  • EigeneNur die eigenen Schichten
  • FreiDie Nachricht sagt nur «Frei», nie den Grund
  • PrivatDie anderen erfahren nichts über die Zeiten der anderen
  • KlarKeine lange Nachricht, in der man die eigene Zeile suchen muss

Was das Gesetz zu Dienstplänen und Datenschutz sagt

Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (DSG). Name und Arbeitszeiten einer Person sind Personendaten. Für Mitarbeitende kommt eine Regel im Obligationenrecht dazu. Hier die Artikel, die zum Thema passen:

  • Art. 328b ORDer Arbeitgeber bearbeitet Daten über Mitarbeitende nur, soweit sie deren Eignung für die Arbeit betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind
  • Art. 6 DSGVerhältnismässigkeit und Zweckbindung: nur bearbeiten, was für den Zweck nötig ist
  • Art. 8 DSGDatensicherheit: angemessene Massnahmen gegen unbefugten Zugriff
  • Art. 19 DSGInformationspflicht: die betroffenen Personen informieren
  • Art. 16 DSGBekanntgabe ins Ausland: dafür gelten besondere Regeln

Der Gedanke dahinter. Zum Zweck «Wer arbeitet wann?» braucht jede Person ihre eigenen Zeiten. Die Zeiten und die freien Tage der anderen braucht sie nicht. Das ist die Verhältnismässigkeit aus Art. 6 DSG, auf den Dienstplan angewendet.

Kein Rechtsrat

Dieser Guide erklärt, was die Artikel sagen. Er sagt nicht, ob dein Betrieb etwas falsch macht. Bei Zweifeln hilft der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), oder eine Fachperson für Arbeitsrecht.

Jede Person bekommt nur ihre Schichten

Die einfache Lösung: eine Nachricht pro Person. Mit Send Planning sieht das so aus (Beispiel, Nachrichten gekürzt):

LeaWhatsApp

Mo (02.11.): 07:00–13:00 (30 Min. Pause) • Café Central Di (03.11.): 07:00–13:00 (30 Min. Pause) • Café Central Fr (06.11.): 07:00–13:00 (30 Min. Pause) • Café Central Sa (07.11.): 08:00–14:00 (30 Min. Pause) • Café Central

✓ Gesendet
MarcoWhatsApp

Mo (02.11.): 13:00–19:00 (30 Min. Pause) • Café Central Do (05.11.): Frei Sa (07.11.): 08:00–14:00 (30 Min. Pause) • Café Central So (08.11.): 08:00–14:00 (30 Min. Pause) • Café Central

✓ Gesendet
SofiaSMS

Mi (04.11.): 07:00–13:00 (30 Min. Pause) • Café Central Do (05.11.): 07:00–13:00 (30 Min. Pause) • Café Central Fr (06.11.): 13:00–19:00 (30 Min. Pause) • Café Central So (08.11.): Frei

✓ Gesendet
Drei Nachrichten, jede mit den eigenen Schichten. Bei einem freien Tag steht nur «Frei».

Der Grund bleibt privat. In der App trägst du bei einer Abwesenheit einen Grund ein, wenn du willst, zum Beispiel für dich als Erinnerung. Er steht nie in der Nachricht. Die Mitarbeitenden bekommen nur «Frei».

Den Kanal wählen und das Team informieren

WhatsApp gehört zu Meta, ein Dienst eines Dritten. Das ist keine Anschuldigung, sondern eine Tatsache, die du kennen solltest. Viele Teams nutzen WhatsApp, weil alle es haben. Du entscheidest als Inhaber oder Inhaberin, welchen Kanal du für den Dienstplan nimmst: WhatsApp, SMS oder E-Mail.

  1. Kanal wählenWhatsApp, SMS oder E-Mail, pro Person
  2. Das Team informierenSag, welchen Kanal du für den Plan nutzt und warum
  3. Nur Eigenes sendenEine Nachricht pro Person
  4. Die App sperrenMit Face ID oder PIN

Zum Informieren genügt ein Satz am Anfang, zum Beispiel: «Den Dienstplan bekommt ihr einzeln per WhatsApp. Wenn jemand lieber SMS oder E-Mail möchte, sagt es mir.» Das passt zur Informationspflicht (Art. 19 DSG): Das Team weiss, welche Daten über welchen Kanal gehen. Für die Datensicherheit (Art. 8 DSG) gehört auch dazu, dass dein Handy gesperrt ist.

Wenn ein Kanal Daten ins Ausland schickt (Art. 16 DSG), gelten besondere Regeln. Informiere dich dazu beim EDÖB, wenn du unsicher bist. Das gilt für jeden Dienst eines Dritten, nicht nur für WhatsApp.

Tausch und Änderungen, ohne dass alle alles sehen

Marco möchte am Freitag arbeiten und Lea am Samstag? Mit «Schicht tauschen» tauschen nur die Personen. Der Tag, die Zeiten und der Ort bleiben gleich.

LeaFr 07:00–13:00
Schicht tauschen
MarcoSa 08:00–14:00

Wurde die Schicht schon gesendet, bekommt die Person, die sie verliert, beim nächsten Versand einen Hinweis.

  1. Finger haltenauf Leas Schicht
  2. «Schicht tauschen»wählen
  3. Antippendie Schicht von Marco
  4. SendenJede Person bekommt nur ihre Änderung

Auch das Verschieben einer bereits gesendeten Schicht kommt als Zusatz in die nächste Nachricht (alt, neu). Nur die betroffene Person liest es. Der Rest der Gruppe muss nichts davon wissen.

Der Dienstplan fürs Café mit Send Planning

Send Planning ist eine App für iPhone und iPad. Du planst die Schichten, die App schickt jeder Person nur ihre eigenen. Ohne Konto, ohne Server des Entwicklers: Die Daten bleiben auf deinem Gerät.

Der Versand in Send Planning: jede Person mit ihrer eigenen Schaltfläche
  • Eine Nachricht pro PersonPer WhatsApp, SMS, E-Mail oder Teilen. Als Text oder Bild, per E-Mail und Teilen auch als Kalenderdatei.
  • Freie TageAbwesenheiten von–bis. Der Grund bleibt in der App; die Nachricht sagt nur «Frei».
  • SerienEine Schicht, die sich wiederholt (täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen), legst du nur einmal an. Zum Beispiel jeden Samstag.
  • Schicht tauschenFinger halten, tauschen, fertig.
  • Routen (Pro)Kilometer und Minuten von zu Hause zum Ort, mit Apple Karten.
  • Plakat als PDF (Pro)Der Tag, die Woche, der Monat oder das Jahr zum Aushängen, von A6 bis A3. Für die Küche oder den Personalraum.
  • Die Daten bleiben auf dem iPhoneKein Konto. Die App sperrst du mit Face ID oder PIN. Zum Senden braucht es Netz.

Gratis ohne Zeitlimit, zum Ausprobieren: 1 Mitarbeiter, 1 Ort, 1 Serie. Ein ganzes Team braucht Pro. Die Abos lassen sich 14 Tage gratis testen; es gibt sie wöchentlich, monatlich oder jährlich, dazu eine Einmalzahlung. Der Preis steht im App Store. In der Gratis-Version hat die Nachricht am Ende «Gesendet mit Send Planning by Alpine Lynx»; mit Pro kannst du das weglassen.

Lade Send Planning für iPhone und iPad. Du machst den Dienstplan des Teams, und jede Person bekommt nur ihre eigenen Schichten, per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Gratis zum Starten, ohne Konto.

App ansehen Im App Store laden

Häufige Fragen

Ist ein Dienstplan in der WhatsApp-Gruppe verboten?

Das Gesetz nennt WhatsApp-Gruppen nicht. Es verlangt aber, dass nur bearbeitet wird, was nötig ist (Art. 6 DSG), und bei Mitarbeitenden nur, was zum Arbeitsverhältnis gehört (Art. 328b OR). Ob ein bestimmter Fall in Ordnung ist, kann dieser Guide nicht sagen. Bei Zweifeln hilft der EDÖB.

Was ist die einfachste Alternative zum Gruppenplan?

Jede Person bekommt eine eigene Nachricht mit ihren Schichten. So sieht niemand die Zeiten der anderen. Send Planning macht das per WhatsApp, SMS oder E-Mail.

Darf der Grund für einen freien Tag in der Nachricht stehen?

Besser nicht. Der Grund, zum Beispiel ein Arzttermin, ist sehr persönlich. In Send Planning bleibt er in der App; die Nachricht sagt nur «Frei».

Muss ich das Team über den Kanal informieren?

Es ist eine gute Idee und passt zur Informationspflicht (Art. 19 DSG). Ein Satz genügt: welchen Kanal du für den Dienstplan nutzt, und dass jede Person nur ihre Schichten bekommt.

Ist WhatsApp ein Problem, weil es zu Meta gehört?

WhatsApp ist ein Dienst eines Dritten. Als Inhaber oder Inhaberin entscheidest du über den Kanal; SMS und E-Mail sind Alternativen. Bei Datenübermittlung ins Ausland gelten besondere Regeln (Art. 16 DSG).

Gehen die Daten von Send Planning auf einen Server?

Nein. Es gibt kein Konto und keinen Server des Entwicklers. Die Daten bleiben auf deinem iPhone oder iPad. Nur was du selbst verschickst, geht raus.

Was kostet es, damit ein ganzes Café zu planen?

Die Gratis-Version ist zum Ausprobieren, mit einem Mitarbeiter und einem Ort. Ein ganzes Team braucht Pro, das bei den Abos 14 Tage gratis zu testen ist. Der Preis steht im App Store.

Über diesen Guide. Informativer Inhalt, keine Rechtsberatung. Namen, Zeiten und das Café sind erfunden. Zitiert werden das Datenschutzgesetz (DSG) und Art. 328b des Obligationenrechts; die Artikel führen zum amtlichen Text auf Fedlex. Die App hilft beim Planen und Informieren; für die Einhaltung der Gesetze ist der Arbeitgeber verantwortlich. Dieser Guide kann Fehler enthalten oder veraltet sein: Prüfe immer die offiziellen Quellen. Bei Zweifeln wende dich an den EDÖB. Stand: Oktober 2026.

Quellen (4)

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