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Envoyer le planning du café par WhatsApp – et ce que dit la protection des données

Mettre tout le planning dans le groupe WhatsApp, c’est montrer à tous les horaires de tous. La loi sur la protection des données demande la proportionnalité : chacun n’a besoin que de ses services. Voici une façon plus simple et plus discrète.

Uniquement pour les personnes qui vivent en Suisse.À titre informatif. Ce guide explique comment utiliser Send Planning et résume des règles suisses du travail. Il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour : vérifie toujours les sources officielles (Fedlex, SECO, l'inspection du travail de ton canton) et, en cas de doute, demande de l'aide à un service officiel. Ce n'est pas un conseil juridique. Les prix sont dans l'App Store.

Puis-je mettre le planning dans le groupe WhatsApp ?

La loi sur la protection des données n’interdit pas le groupe WhatsApp par son nom. Mais elle pose une question : chaque personne a-t-elle besoin de tout ce qu’elle voit dans le groupe ? Pour un planning, la réponse est en général non. Chacun a besoin de ses propres services.

Le planning de toute l’équipe montre les noms et les horaires de tous, parfois aussi les congés et leurs motifs. Si tu envoies à chacun seulement ses services, le problème ne se pose pas.

Ce que tout le monde voit dans le groupe

Un exemple : le Café Central, avec trois collaborateurs. Le planning de la semaine va dans le groupe. Voilà comment chacun le voit :

Matin, après-midi, week-end : toute l’équipe voit toute la semaine, même si chacun n’a besoin que de sa ligne.
Un planning pour le groupe
  • Tousvoient les horaires de tous
  • Congésvisibles par tout le monde
  • Motifscomme « rendez-vous chez le médecin » finissent vite dans le chat du groupe
  • DépartQui quitte l’équipe garde l’historique du chat
Chacun ses services
  • Les siensSeulement les services de la personne
  • CongéLe message dit seulement « Congé », jamais le motif
  • PrivéPersonne n’apprend les horaires des autres
  • ClairPas de long message où il faut chercher sa ligne

Ce que dit la loi sur les plannings et la protection des données

Depuis le 1er septembre 2023, la Suisse a une loi sur la protection des données révisée (LPD). Le nom et les horaires d’une personne sont des données personnelles. Pour les collaborateurs, il y a aussi une règle dans le Code des obligations. Les articles qui comptent ici :

  • art. 328b COL’employeur ne traite des données sur les collaborateurs que si elles portent sur leur aptitude à l’emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat
  • art. 6 LPDProportionnalité et finalité : ne traiter que ce qui est nécessaire au but
  • art. 8 LPDSécurité des données : des mesures adéquates contre l’accès non autorisé
  • art. 19 LPDDevoir d’informer : informer les personnes concernées
  • art. 16 LPDCommunication à l’étranger : des règles particulières s’appliquent

L’idée derrière. Pour le but « qui travaille quand ? », chaque personne a besoin de ses horaires. Elle n’a pas besoin des horaires ni des congés des autres. C’est la proportionnalité de l’art. 6 LPD, appliquée au planning.

Ce n’est pas un conseil juridique

Ce guide explique ce que disent les articles. Il ne dit pas si ton commerce fait quelque chose de faux. En cas de doute, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou un spécialiste du droit du travail peut aider.

Chacun reçoit seulement ses services

La solution simple : un message par personne. Avec Send Planning, cela donne ceci (exemple, messages raccourcis) :

LeaWhatsApp

Lun (02/11) : 07:00–13:00 (pause de 30 min) • Café Central Mar (03/11) : 07:00–13:00 (pause de 30 min) • Café Central Ven (06/11) : 07:00–13:00 (pause de 30 min) • Café Central Sam (07/11) : 08:00–14:00 (pause de 30 min) • Café Central

✓ Envoyé
MarcoWhatsApp

Lun (02/11) : 13:00–19:00 (pause de 30 min) • Café Central Jeu (05/11) : Congé Sam (07/11) : 08:00–14:00 (pause de 30 min) • Café Central Dim (08/11) : 08:00–14:00 (pause de 30 min) • Café Central

✓ Envoyé
SofiaSMS

Mer (04/11) : 07:00–13:00 (pause de 30 min) • Café Central Jeu (05/11) : 07:00–13:00 (pause de 30 min) • Café Central Ven (06/11) : 13:00–19:00 (pause de 30 min) • Café Central Dim (08/11) : Congé

✓ Envoyé
Trois messages, chacun avec les services de la personne. Un jour de congé, il est écrit seulement « Congé ».

Le motif reste privé. Dans l’app, pour une absence, tu peux écrire un motif si tu veux, par exemple comme rappel pour toi. Il ne part jamais dans le message. Les collaborateurs reçoivent seulement « Congé ».

Choisir le canal et informer l’équipe

WhatsApp appartient à Meta : c’est un service tiers. Ce n’est pas une accusation, c’est un fait bon à connaître. Beaucoup d’équipes utilisent WhatsApp parce que tout le monde l’a. C’est toi, comme patron ou patronne, qui choisis le canal du planning : WhatsApp, SMS ou email.

  1. Choisir le canalWhatsApp, SMS ou email, par personne
  2. Informer l’équipeDis quel canal tu utilises pour le planning et pourquoi
  3. Envoyer seulement le sienUn message par personne
  4. Verrouiller l’appAvec Face ID ou un code PIN

Pour informer, une phrase au début suffit, par exemple : « Vous recevez le planning chacun séparément par WhatsApp. Si quelqu’un préfère un SMS ou un email, dites-le-moi. » Cela va dans le sens du devoir d’informer (art. 19 LPD) : l’équipe sait quelles données passent par quel canal. Pour la sécurité des données (art. 8 LPD), un téléphone verrouillé compte aussi.

Si un canal envoie des données à l’étranger (art. 16 LPD), des règles particulières s’appliquent. En cas de doute, demande au PFPDT. Cela vaut pour tout service tiers, pas seulement pour WhatsApp.

Échanges et changements sans que tout le monde voie tout

Marco veut travailler le vendredi et Lea le samedi ? Avec « Échanger le service », seules les personnes changent. Le jour, les heures et le lieu restent les mêmes.

LeaVen 07:00–13:00
Échanger le service
MarcoSam 08:00–14:00

Si le service avait déjà été envoyé, la personne qui le perd reçoit un avis au prochain envoi.

  1. Garde le doigtsur le service de Lea
  2. Choisis « Échanger le service »
  3. Touchele service de Marco
  4. EnvoyerChacun reçoit seulement son changement

Déplacer un service déjà envoyé s’ajoute aussi comme un addendum au message suivant (ancien, nouveau). Seule la personne concernée le lit. Le reste du groupe n’a pas à le savoir.

Le planning du café avec Send Planning

Send Planning est une app pour iPhone et iPad. Tu prépares les services, l’app envoie à chacun seulement les siens. Sans compte, sans serveur du développeur : les données restent sur ton appareil.

L’envoi dans Send Planning : chaque personne avec son propre bouton
  • Un message par personnePar WhatsApp, SMS, email ou Partager. En texte ou en image, et par email et Partager aussi en fichier de calendrier.
  • CongésAbsences de–à. Le motif reste dans l’app ; le message dit seulement « Congé ».
  • Séries de répétitionUn service qui se répète (chaque jour, chaque semaine, tous les 15 jours) se crée une seule fois. Par exemple chaque samedi.
  • Échanger le serviceDoigt maintenu, échanger, c’est fait.
  • Routes (Pro)Kilomètres et minutes de la maison au lieu, avec Plans d’Apple.
  • Affiche en PDF (Pro)Le jour, la semaine, le mois ou l’année à afficher, de A6 à A3. Pour la cuisine ou la salle du personnel.
  • Les données restent sur l’iPhoneSans compte. Tu verrouilles l’app avec Face ID ou un code PIN. Pour envoyer, il faut du réseau.

Gratuit sans limite de temps, pour essayer : 1 collaborateur, 1 lieu, 1 série. Une équipe entière a besoin du Pro. Les abonnements ont 14 jours gratuits ; il y a l’hebdomadaire, le mensuel et l’annuel, plus un paiement unique. Le prix est sur l’App Store. Dans la version gratuite, le message se termine par « Envoyé avec Send Planning by Alpine Lynx » ; avec le Pro tu peux l’enlever.

Télécharge Send Planning pour iPhone et iPad. Tu fais le planning de l'équipe et chacun ne reçoit que ses horaires, par WhatsApp, SMS ou e-mail. Gratuit pour commencer, sans compte.

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Questions fréquentes

Un planning dans le groupe WhatsApp est-il interdit ?

La loi ne parle pas des groupes WhatsApp. Mais elle exige de ne traiter que ce qui est nécessaire (art. 6 LPD) et, pour les collaborateurs, seulement ce qui relève du contrat de travail (art. 328b CO). Si un cas précis est correct, ce guide ne peut pas le dire. En cas de doute, le PFPDT peut aider.

Quelle est l’alternative la plus simple au planning de groupe ?

Chacun reçoit un message à lui avec ses services. Personne ne voit les horaires des autres. Send Planning le fait par WhatsApp, SMS ou email.

Le motif d’un congé peut-il figurer dans le message ?

Mieux vaut que non. Le motif, par exemple un rendez-vous chez le médecin, est très personnel. Dans Send Planning il reste dans l’app ; le message dit seulement « Congé ».

Dois-je informer l’équipe du canal utilisé ?

C’est une bonne idée et cela va dans le sens du devoir d’informer (art. 19 LPD). Une phrase suffit : quel canal tu utilises pour le planning, et que chacun reçoit seulement ses services.

WhatsApp pose-t-il problème parce qu’il appartient à Meta ?

WhatsApp est un service tiers. En tant que patron ou patronne, tu choisis le canal ; SMS et email sont des alternatives. Pour la communication de données à l’étranger, des règles particulières s’appliquent (art. 16 LPD).

Les données de Send Planning vont-elles sur un serveur ?

Non. Il n’y a ni compte ni serveur du développeur. Les données restent sur ton iPhone ou ton iPad. Seul ce que tu envoies toi-même sort.

Combien coûte la planification d’un café entier ?

La version gratuite sert à essayer, avec un collaborateur et un lieu. Une équipe entière a besoin du Pro, qui a 14 jours gratuits sur les abonnements. Le prix est sur l’App Store.

À propos de ce guide. Contenu informatif, pas un conseil juridique. Les noms, les horaires et le café sont inventés. Sont cités la loi sur la protection des données (LPD) et l’art. 328b du Code des obligations ; les articles mènent au texte officiel sur Fedlex. L’app aide à planifier et à informer ; respecter la loi est l’affaire de l’employeur. Ce guide peut contenir des erreurs ou être dépassé : vérifie toujours les sources officielles. En cas de doute, adresse-toi au PFPDT. Mis à jour en octobre 2026.

Sources (4)

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