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Communiquer le planning à temps : le préparer et l'envoyer deux semaines à l'avance

En règle générale, tu communiques un nouvel horaire deux semaines avant le premier service (art. 69 OLT 1). Voici comment compter à rebours depuis le premier jour de travail et envoyer l'horaire à chaque personne.

Uniquement pour les personnes qui vivent en Suisse.À titre informatif. Ce guide explique comment utiliser Send Planning et résume des règles suisses du travail. Il peut contenir des erreurs ou ne plus être à jour : vérifie toujours les sources officielles (Fedlex, SECO, l'inspection du travail de ton canton) et, en cas de doute, demande de l'aide à un service officiel. Ce n'est pas un conseil juridique. Les prix sont dans l'App Store.

Combien de temps avant dois-je communiquer le planning ?

En règle générale, deux semaines avant le premier service avec un nouvel horaire. C'est l'art. 69 OLT 1 : les travailleurs sont consultés lors de la planification et informés le plus tôt possible.

Un exemple : la nouvelle semaine commence le lundi 16 novembre. L'horaire doit alors être chez tout le monde au plus tard le lundi 2 novembre. Compte toujours 14 jours à rebours depuis le premier jour de travail.

Jour de l'envoi14 jours d'avanceSemaine de travail avec le nouvel horaire
Envoi le 2 novembre, premier service le 16 novembre : 14 jours entre les deux.

L'horaire est une promesse faite à ton équipe. Quand on sait deux semaines avant, on peut organiser la garde des enfants, les trajets et sa vie privée. La loi dit « en règle générale » ; vérifie aussi ta convention collective (CCT).

Que disent l'art. 69 OLT 1 et l'art. 47 LTr ?

L'ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1) règle la planification du temps de travail. Pour l'horaire de service, deux articles comptent.

Ce que dit la loi
  • art. 69 OLT 1Les travailleurs sont consultés lors de la planification des horaires de service
  • art. 69 OLT 1Les nouveaux horaires sont communiqués le plus tôt possible, en règle générale deux semaines avant le premier service
  • art. 47 LTrL'employeur informe de l'horaire de travail par affichage ou d'une autre manière appropriée
Ce qui peut s'ajouter
  • CCTUne convention collective peut avoir ses propres règles, par exemple dans la restauration ou les soins
  • CantonLes cantons et les branches ont parfois leurs propres règles
  • ContratTon contrat de travail et le règlement de l'entreprise peuvent aller plus loin
  • Au dernier momentSi quelqu'un est absent, le délai est plus court : préviens le plus tôt possible

« En règle générale » ne veut pas dire « toujours ». L'app t'aide à planifier et à informer. Respecter la loi reste la responsabilité de l'employeur.

Envoyer l'horaire : tout de suite ou à une heure fixée

Tu peux envoyer un horaire tout de suite. Ou tu fixes l'heure des emails, par exemple un lundi sur deux à 8 h. Chaque personne reçoit seulement ses services.

  1. Connecter ton compteUne fois : ton compte Gmail ou un autre compte en SMTP
  2. Finir l'horaireSaisir et vérifier les services de la semaine
  3. Choisir le jour et l'heureQuand l'envoi doit partir
  4. L'app envoieDepuis ton propre compte, à l'heure fixée
AnaWhatsApp

Lun (16.11.) : 08:00–12:00 (sans pause) • Café Central Mer (18.11.) : 13:00–17:00 (pause de 15 min) • Café Central

✓ Envoyé
RuiEmail

Mar (17.11.) : 08:00–12:00 (sans pause) • Café Central Jeu (19.11.) : 08:00–12:00 (sans pause) • Café Central Sam (21.11.) : 09:00–13:00 (sans pause) • Café Central

✓ Envoyé
Deux messages, deux personnes : chacune voit seulement ses services.

L'envoi programmé part de ton propre compte : Gmail avec l'autorisation minimale (gmail.send) ou SMTP avec un mot de passe d'application. Alpine Lynx n'a pas de serveur d'email, et l'app essaie d'envoyer à l'heure fixée. WhatsApp et SMS ne partent pas tout seuls : l'app ouvre le programme et tu touches envoyer.

Et si quelque chose change après l'envoi ?

Ça arrive. Il y a deux cas, et l'app les traite différemment.

RuiJeu 08:00–12:00
Échanger le service
LeaMer 08:00–12:00

Si le service avait déjà été envoyé, la personne qui le perd reçoit un avis au prochain envoi.

Échanger

Appui long sur un service, « Échanger le service », puis touche le service de l'autre personne. Le jour, les heures et le lieu restent les mêmes ; seules les personnes changent.

Déplacer

Passe le service à un autre jour ou à une autre heure. S'il avait déjà été envoyé, le message suivant ajoute un addendum : ancien → nouveau.

L'app n'avertit personne toute seule. L'avis et l'addendum figurent dans le prochain message que tu envoies. Pour un changement de dernière minute, mieux vaut en parler tout de suite à la personne.

Planifier loin à l'avance : séries, jours libres, trajets et affiche

Deux semaines, c'est le minimum, pas l'objectif. Si tu planifies tout le mois, tu as moins de stress. Un exemple de semaine :

La semaine du 16 novembre : trois personnes, un jour de congé pour Ana.

Ce qui se répète, tu ne le crées qu'une fois. Une série se répète chaque jour, chaque semaine (avec les jours choisis), toutes les deux semaines, chaque mois ou chaque année, avec une date de fin si tu veux.

Série le lundi, le mercredi et le vendredi. À la semaine 3, le vendredi est un congé (hachuré).
  • Séries de répétitionLe plan gratuit a 1 série ; le Pro n'a pas de limite.
  • Congés et absencesDe–à, inclus. Le motif reste privé et ne figure jamais dans le message, qui dit seulement « Congé ».
  • Trajets (Pro)Kilomètres et minutes de chez soi jusqu'au lieu, calculés avec Apple Plans.
  • Affiche PDF (Pro)De A6 à A3, pour le jour, la semaine, le mois ou l'année : à imprimer et à afficher.

Send Planning : l'horaire sur ton iPhone

L'horaire de la semaine dans Send Planning : chaque personne avec ses services
  • Horaire de la semaineLes services par personne et par lieu, avec des avertissements en cas de conflit.
  • Un envoi par personnePar WhatsApp, SMS, email ou Partager, en texte, image ou .ics.
  • Email programméDepuis ton propre compte, au jour et à l'heure que tu fixes.
  • Échanger des servicesAvec un appui long ; avis au prochain envoi.
  • Données sur l'iPhonePas de compte, pas de serveur de ma part. Seul ce que tu envoies sort de l'appareil.

Gratuit, sans limite de temps : 1 collaborateur, 1 lieu, 1 série et 1 thème, pour essayer. Toute une équipe a besoin du Pro : 14 jours gratuits sur les abonnements, puis hebdomadaire, mensuel, annuel ou paiement unique. Le prix est sur l'App Store. Dans le plan gratuit, le message se termine par « Envoyé avec Send Planning by Alpine Lynx ».

Télécharge Send Planning pour iPhone et iPad. Tu fais le planning de l'équipe et chacun ne reçoit que ses horaires, par WhatsApp, SMS ou e-mail. Gratuit pour commencer, sans compte.

Voir l'app Télécharger sur l'App Store

Questions fréquentes

Combien de temps avant dois-je communiquer le planning ?

En règle générale, deux semaines avant un service avec un nouvel horaire (art. 69 OLT 1). Les travailleurs sont consultés lors de la planification et informés le plus tôt possible. Compte 14 jours à rebours depuis le premier jour de travail.

Le délai de deux semaines vaut-il toujours ?

Non, c'est une règle et pas une valeur absolue. Une convention collective, ton canton ou ton contrat de travail peuvent avoir leurs propres règles. Vérifie-les et, pour un changement de dernière minute, préviens le plus tôt possible.

Comment programmer l'envoi des services par email ?

Connecte une fois ton compte Gmail ou un compte SMTP et fixe le jour et l'heure. L'app essaie alors d'envoyer à ce moment, depuis ton propre compte. Chaque personne reçoit seulement ses services.

L'app peut-elle envoyer WhatsApp ou SMS automatiquement ?

Non. Pour WhatsApp et SMS, l'app ouvre seulement le programme et c'est toi qui touches envoyer. Seul l'envoi par email peut partir à une heure fixée.

Que se passe-t-il si je change l'horaire après l'envoi ?

Si tu échanges un service déjà envoyé, la personne qui le perd reçoit un avis au prochain envoi. Si tu le déplaces, le message suivant ajoute un addendum (ancien → nouveau). L'app n'avertit personne toute seule.

Comment afficher l'horaire dans l'entreprise ?

Avec le Pro, tu exportes l'horaire en affiche PDF de A6 à A3, pour le jour, la semaine, le mois ou l'année, et tu l'imprimes. Selon l'art. 47 LTr, l'employeur informe de l'horaire de travail par affichage ou d'une autre manière appropriée.

À propos de ce guide. Contenu informatif, pas un conseil juridique. Les noms, les heures et les entreprises des exemples sont inventés. Les articles cités (art. 69 OLT 1, art. 47 LTr) mènent au texte officiel sur Fedlex. Vérifie ta convention collective et ton canton. Ce guide peut contenir des erreurs ou être dépassé : confirme tout dans les sources officielles. Mis à jour en octobre 2026.

Sources (3)

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