Dienstplan für die Apotheke: die Schichten des Teams, Woche für Woche, auf dem iPhone

Ein gratis Dienstplan für die Apotheke: was der Gratis-Plan wirklich kann

Zum Ausprobieren ja: Send Planning ist gratis, ohne Zeitlimit, für 1 Mitarbeiter und 1 Ort. Das reicht, um zu sehen, wie die App eine Woche aufbaut und einen Plan verschickt. Ein Team von 3 bis 8 Personen braucht Pro, das du bei den Abos 14 Tage gratis testest.

Die Idee ist einfach: Du baust die Woche auf dem iPhone auf, und jede Person bekommt nur ihre Schichten, per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Ohne Excel, ohne Computer, ohne Konto.

Die Woche des Teams auf einen Blick

Eine Quartierapotheke ist von 8:00 bis 18:30 offen, dazu der Samstagmorgen. Eine Person deckt das nicht ab: Es braucht Früh- und Spätschichten und freie Tage, die rotieren. Hier eine Woche für vier Personen.

In der App hat jede Schicht eine Person, einen Ort, einen Tag, eine Start- und eine Endzeit und eine Pause in Minuten. Gibt es keine Pause, schreibt die App «ohne Pause». Freie Tage trägst du getrennt ein: Der Grund bleibt privat und steht nie in der Nachricht.

Der Tag, mit der Mittagspause

In einer Apotheke essen nicht alle gleichzeitig: Der Verkaufstisch bleibt nie leer. Über den Tag hat jede Person ihre Zeile und ihre Pause.

Die Pause, pro Schicht. Die App schreibt sie in die Nachricht jeder Person («60 Min. Pause»), damit niemand fragen muss.

Woche A, Woche B: eine Serie, die sich wiederholt

Viele Teams wechseln ab. In einer Woche macht Léa den Samstagmorgen, in der nächsten Sofia. In der App legst du eine sich wiederholende Schicht nur einmal an: Du wählst die Wochentage und den Rhythmus (jede Woche oder jede zweite). Ein Enddatum ist möglich.

Fällt ein Tag aus der Regel (ein Feiertag, ein freier Tag), verschiebst oder löschst du nur diesen Tag, ohne die Serie neu zu machen. Mit Pro importierst du die Feiertage nach Kanton; gratis schreibst du sie von Hand.

Wie viele Personen braucht es für die Öffnungszeiten?

Eine schnelle Rechnung, bevor du die Woche baust. Ferien und Absenzen sind nicht eingerechnet: Es ist eine Grössenordnung.

Eine Schicht tauschen, in drei Tipps

Sofia kann am Donnerstagnachmittag nicht. Rui hätte lieber den Samstagmorgen. Die beiden einigen sich, und du machst den Tausch in der App. Tag, Zeiten und Ort bleiben gleich; nur die Personen wechseln.

1. Lange drückenauf Sofias Schicht
2. «Schicht tauschen»im Menü
3. Tippeauf Ruis Schicht

Wenn du eine bereits gesendete Schicht verschiebst, kommt in der nächsten Nachricht ein «Nachtrag» dazu, mit der alten und der neuen Zeit. Die App fragt das Team nicht um Zustimmung: Du entscheidest, nachdem du mit den Leuten gesprochen hast.

Jedem seinen Plan schicken

Niemand muss etwas installieren. Jede Person bekommt eine Nachricht nur mit ihren Schichten, per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Das Format ist Text, Bild oder .ics, die Kalenderdatei (per E-Mail und Teilen).

Per E-Mail geht der Versand von deinem eigenen Konto aus (Google, nur mit der Berechtigung zum Senden, oder ein SMTP-Konto mit App-Passwort). Es gibt keinen E-Mail-Server der App. Du kannst den Versand auch planen, zum Beispiel am Donnerstag für die nächste Woche.

Send Planning: die App und was gratis ist

Send Planning ist eine App für iPhone und iPad. Sie macht den Dienstplan für kleine Teams, ohne Konto und ohne Server: Die Daten bleiben auf deinem Gerät.

• Die Woche des ganzen TeamsDie Schichten aller, freie Tage und markierte Konflikte (zwei Schichten, die sich überschneiden, eine Schicht an einem freien Tag).
• Serien, die sich wiederholenTäglich, wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich, jährlich.
• Schichten tauschenEinmal lange drücken, und die Personen tauschen ihre Schichten.
• Ein Plan pro PersonWhatsApp, SMS, E-Mail oder Teilen, als Text, Bild oder .ics.
• Routen und Kosten (Pro)Kilometer und Minuten von Zuhause zum Ort, mit Apple Karten, nützlich für Einsätze in einer anderen Apotheke.
• Das Plakat als PDF (Pro)Von A6 bis A3, für Tag, Woche, Monat oder Jahr.

Pausen und Information des Teams

Die App hilft beim Planen und Informieren; das Gesetz einzuhalten ist Sache der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers. Zwei Regeln des Arbeitsgesetzes zählen bei einem Apothekenplan besonders.

• art. 15 ArGMindestpausen: eine Viertelstunde bei mehr als 5½ Stunden Arbeit am Tag, eine halbe Stunde bei mehr als 7 Stunden, eine Stunde bei mehr als 9 Stunden. Sie zählen als Arbeitszeit, wenn die Person den Arbeitsplatz nicht verlassen darf.
• art. 47 ArGDer Arbeitgeber informiert die Arbeitnehmer über die Arbeitszeit, durch Anschlag oder auf andere geeignete Weise
• art. 69 ArGV 1Die Arbeitnehmer werden bei der Planung angehört und so früh wie möglich über einen neuen Dienstplan informiert, in der Regel zwei Wochen vorher

Prüfe deinen Fall. Für Apotheken gibt es oft einen Gesamtarbeitsvertrag oder kantonale Regeln mit eigenen Werten. Schau in deinen GAV und in deinen Kanton.

Häufige Fragen