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Schichtplan rechtzeitig bekannt geben: zwei Wochen im Voraus planen und senden

In der Regel sollst du einen neuen Dienstplan zwei Wochen vor dem ersten Einsatz bekannt geben (Art. 69 ArGV 1). Hier siehst du, wie du vom ersten Arbeitstag zurückrechnest und den Plan an jede Person sendest.

Nur für Personen, die in der Schweiz wohnen.Zur Information. Dieser Guide erklärt, wie man Send Planning benutzt, und fasst Schweizer Regeln zur Arbeit zusammen. Er kann Fehler enthalten oder veraltet sein: Prüfe immer die offiziellen Quellen (Fedlex, SECO, das Arbeitsinspektorat deines Kantons) und hol dir im Zweifel Hilfe bei einer offiziellen Stelle. Keine Rechtsberatung. Die Preise stehen im App Store.

Wie früh muss ich den Schichtplan bekannt geben?

In der Regel zwei Wochen vor dem ersten Einsatz mit neuem Dienstplan. So steht es in Art. 69 ArGV 1: Die Mitarbeitenden werden bei der Planung angehört und so früh wie möglich informiert.

Ein Beispiel: Die neue Woche beginnt am Montag, 16. November. Dann sollte der Plan spätestens am Montag, 2. November bei allen sein. Rechne also immer vom ersten Arbeitstag 14 Tage zurück.

Tag des Versands14 Tage VorlaufArbeitswoche mit dem neuen Plan
Versand am 2. November, erster Einsatz am 16. November: dazwischen liegen 14 Tage.

Der Plan ist ein Versprechen an dein Team. Wer zwei Wochen vorher Bescheid weiss, kann Betreuung, Fahrten und Privates organisieren. Rechtlich gilt «in der Regel»; prüfe auch deinen Gesamtarbeitsvertrag (GAV).

Was sagen Art. 69 ArGV 1 und Art. 47 ArG?

Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) regelt, wie Arbeitszeiten geplant werden. Für den Dienstplan sind zwei Artikel wichtig.

Was das Gesetz sagt
  • Art. 69 ArGV 1Die Mitarbeitenden werden bei der Planung der Dienstpläne angehört
  • Art. 69 ArGV 1Neue Dienstpläne gibst du so früh wie möglich bekannt, in der Regel zwei Wochen vor dem ersten Einsatz
  • Art. 47 ArGDer Arbeitgeber informiert über die Arbeitszeiten, durch Anschlag oder auf andere geeignete Weise
Was zusätzlich gelten kann
  • GAVEin Gesamtarbeitsvertrag kann eigene Regeln haben, zum Beispiel im Gastgewerbe oder in der Pflege
  • KantonKantone und Branchen haben teils eigene Vorgaben
  • VertragDein Arbeitsvertrag und dein Betriebsreglement können mehr festlegen
  • KurzfristigFällt jemand aus, ist der Vorlauf kürzer: informiere so früh es geht

«In der Regel» heisst nicht «immer». Die App hilft dir beim Planen und Informieren. Dass das Gesetz eingehalten wird, bleibt Sache des Arbeitgebers.

Den Plan senden: sofort oder zu einer festgelegten Zeit

Du kannst einen Plan sofort senden. Oder du legst fest, wann die E-Mails rausgehen, zum Beispiel jeden zweiten Montag um 8 Uhr. Jede Person bekommt nur ihre eigenen Schichten.

  1. Konto verbindenEinmalig: dein Gmail-Konto oder ein anderes Konto per SMTP
  2. Plan fertigstellenDie Schichten der Woche eintragen und prüfen
  3. Tag und Uhrzeit wählenWann der Versand rausgehen soll
  4. Die App sendetVon deinem eigenen Konto, zur festgelegten Zeit
AnaWhatsApp

Mo (16.11.): 08:00–12:00 (ohne Pause) • Café Central Mi (18.11.): 13:00–17:00 (15 Min. Pause) • Café Central

✓ Gesendet
RuiE-Mail

Di (17.11.): 08:00–12:00 (ohne Pause) • Café Central Do (19.11.): 08:00–12:00 (ohne Pause) • Café Central Sa (21.11.): 09:00–13:00 (ohne Pause) • Café Central

✓ Gesendet
Zwei Nachrichten, zwei Personen: Jede sieht nur ihre Schichten.

Der geplante Versand läuft über dein eigenes Konto: Gmail mit der kleinsten Erlaubnis (gmail.send) oder SMTP mit App-Passwort. Es gibt keinen E-Mail-Server von Alpine Lynx, und die App versucht, zur festgelegten Zeit zu senden. WhatsApp und SMS lassen sich nicht von selbst senden: Die App öffnet das Programm, und du tippst auf Senden.

Und wenn sich nach dem Versand etwas ändert?

Das kommt vor. Zwei Fälle, und die App behandelt sie unterschiedlich.

RuiDo 08:00–12:00
Schicht tauschen
LeaMi 08:00–12:00

Wenn die Schicht schon gesendet wurde, erhält die Person, die sie verliert, den Hinweis beim nächsten Versand.

Tauschen

Langer Druck auf eine Schicht, «Schicht tauschen», dann auf die Schicht der anderen Person tippen. Tag, Zeiten und Ort bleiben gleich, nur die Personen wechseln.

Verschieben

Die Schicht auf einen anderen Tag oder eine andere Zeit legen. War sie schon gesendet, hängt die nächste Nachricht einen Nachtrag an: alt → neu.

Die App benachrichtigt niemanden von selbst. Hinweis und Nachtrag stehen in der nächsten Nachricht, die du sendest. Bei kurzfristigen Änderungen sagst du es der Person besser gleich.

Weit im Voraus planen: Serien, freie Tage, Routen und Plakat

Zwei Wochen sind das Minimum, nicht das Ziel. Wer den ganzen Monat plant, hat weniger Stress. Ein Beispiel für eine Woche:

Die Woche vom 16. November: drei Personen, ein freier Tag für Ana.

Was sich wiederholt, legst du nur einmal an. Eine Serie läuft täglich, wöchentlich (mit den gewählten Wochentagen), alle zwei Wochen, monatlich oder jährlich, wenn du willst mit Enddatum.

Serie jeden Montag, Mittwoch und Freitag. In Woche 3 ist der Freitag ein freier Tag (schraffiert).
  • SerienIm kostenlosen Plan 1 Serie, mit Pro unbegrenzt.
  • Freie TageVon–bis, inklusive. Der Grund bleibt privat und steht nie in der Nachricht, dort nur «Frei».
  • Routen (Pro)Kilometer und Minuten von zu Hause zum Ort, berechnet mit Apple Karten.
  • Plakat als PDF (Pro)A6 bis A3, für Tag, Woche, Monat oder Jahr: zum Ausdrucken und Aufhängen.

Send Planning: der Plan auf dem iPhone

Der Wochenplan in Send Planning: jede Person mit ihren Schichten
  • WochenplanSchichten pro Person und Ort, mit Warnungen bei Konflikten.
  • EinzelversandPer WhatsApp, SMS, E-Mail oder Teilen, als Text, Bild oder .ics.
  • Geplanter E-Mail-VersandVon deinem eigenen Konto, zum festgelegten Tag und zur festgelegten Uhrzeit.
  • Schichten tauschenMit einem langen Druck; Hinweis beim nächsten Versand.
  • Daten auf dem iPhoneKein Konto, kein Server von mir. Es geht nur raus, was du sendest.

Gratis, ohne Zeitlimit: 1 Mitarbeiter, 1 Ort, 1 Serie und 1 Theme, zum Ausprobieren. Ein ganzes Team braucht Pro: 14 Tage gratis bei den Abos, dann wöchentlich, monatlich, jährlich oder einmalig. Der Preis steht im App Store. Im Gratis-Plan endet die Nachricht mit «Gesendet mit Send Planning by Alpine Lynx».

Lade Send Planning für iPhone und iPad. Du machst den Dienstplan des Teams, und jede Person bekommt nur ihre eigenen Schichten, per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Gratis zum Starten, ohne Konto.

App ansehen Im App Store laden

Häufige Fragen

Wie früh muss ich den Dienstplan bekannt geben?

In der Regel zwei Wochen vor einem Einsatz mit neuem Dienstplan (Art. 69 ArGV 1). Die Mitarbeitenden werden bei der Planung angehört und so früh wie möglich informiert. Rechne vom ersten Arbeitstag 14 Tage zurück.

Gilt die Frist von zwei Wochen immer?

Nein, es ist eine Regel und kein absoluter Wert. Ein Gesamtarbeitsvertrag, dein Kanton oder dein Arbeitsvertrag können eigene Vorgaben enthalten. Prüfe sie, und informiere bei kurzfristigen Änderungen so früh wie möglich.

Wie plane ich den Versand der Schichten per E-Mail?

Verbinde einmal dein Gmail-Konto oder ein SMTP-Konto und lege Tag und Uhrzeit fest. Die App versucht dann, zu diesem Zeitpunkt von deinem eigenen Konto zu senden. Jede Person erhält nur ihre Schichten.

Kann die App WhatsApp oder SMS automatisch senden?

Nein. Bei WhatsApp und SMS öffnet die App nur das Programm, und du tippst selbst auf Senden. Nur der E-Mail-Versand kann zu einer festgelegten Zeit laufen.

Was passiert, wenn ich den Plan nach dem Versand ändere?

Tauschst du eine schon gesendete Schicht, erhält die Person, die sie verliert, einen Hinweis im nächsten Versand. Verschiebst du sie, hängt die nächste Nachricht einen Nachtrag an (alt → neu). Die App benachrichtigt niemanden von selbst.

Wie hänge ich den Plan im Betrieb auf?

Mit Pro exportierst du den Plan als PDF-Plakat von A6 bis A3, für Tag, Woche, Monat oder Jahr, und druckst ihn aus. Nach Art. 47 ArG informiert der Arbeitgeber über die Arbeitszeiten durch Anschlag oder auf andere geeignete Weise.

Über diesen Guide. Informativer Inhalt, keine Rechtsberatung. Namen, Zeiten und Betriebe in den Beispielen sind erfunden. Die zitierten Artikel (Art. 69 ArGV 1, Art. 47 ArG) führen zum amtlichen Text auf Fedlex. Prüfe deinen Gesamtarbeitsvertrag und deinen Kanton. Dieser Guide kann Fehler enthalten oder veraltet sein: Bestätige alles in den offiziellen Quellen. Stand: Oktober 2026.

Quellen (3)

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