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Dienstplan für 7 Tage ohne Excel: wiederkehrende Schichten und freie Tage

Du legst eine Schicht einmal an und wählst, wie sie sich wiederholt: jeden Tag, jede Woche, alle 2 Wochen, jeden Monat oder jedes Jahr. Freie Tage markierst du von Tag zu Tag, und die Nachricht sagt nur «Frei». So ist ein Dienstplan für 7 Tage in wenigen Minuten gemacht.

Nur für Personen, die in der Schweiz wohnen.Zur Information. Dieser Guide erklärt, wie man Send Planning benutzt, und fasst Schweizer Regeln zur Arbeit zusammen. Er kann Fehler enthalten oder veraltet sein: Prüfe immer die offiziellen Quellen (Fedlex, SECO, das Arbeitsinspektorat deines Kantons) und hol dir im Zweifel Hilfe bei einer offiziellen Stelle. Keine Rechtsberatung. Die Preise stehen im App Store.

Wie wiederholst du eine Schicht, ohne sie jede Woche neu zu schreiben?

Du legst die Schicht einmal an und wählst eine Wiederholung: jeden Tag, jede Woche, alle 2 Wochen, jeden Monat oder jedes Jahr. Die App erstellt die nächsten Schichten selbst, bis zu 12 Wochen im Voraus.

So baust du am schnellsten einen Dienstplan für 7 Tage. Die Bar mit der gleichen Öffnung jeden Samstag, die Bäckerei mit der Frühschicht von Montag bis Freitag: Du schreibst es einmal, der Rest füllt sich.

  1. Du legst die Schicht anPerson, Ort, Zeiten, Pause
  2. Du wählst die WiederholungTag, Woche, Monat oder Jahr
  3. Die App erstellt die nächstenBis zu 12 Wochen im Voraus
  4. Du sendest jedem seineWhatsApp, SMS oder E-Mail

Die fünf Rhythmen und das optionale Ende

In der Schicht bietet der Abschnitt «Wiederholung» diese Auswahl.

  • TäglichJeden Tag, zum Beispiel das Frühstück in einem kleinen Hotel
  • WöchentlichDu wählst die Wochentage: Montag, Mittwoch und Freitag. Ohne gewählte Tage wiederholt sie sich am selben Wochentag wie die Schicht
  • Alle 2 WochenJeden zweiten Samstag, oder Woche A und Woche B
  • MonatlichAm gleichen Tag des Monats, zum Beispiel eine Lieferung oder eine Grundreinigung
  • JährlichEinmal im Jahr, wie die Inventur am Saisonende
  • Endet amDas Enddatum ist optional. Ohne Datum läuft die Serie weiter, bis du sie stoppst

Ein Beispiel mit dem Rhythmus alle 2 Wochen. Rui arbeitet jeden zweiten Samstag und hat Ende des Monats drei freie Tage.

Schicht der SerieÜbersprungene WocheFrei
Alle 2 Wochen heisst: Woche 1 ja, Woche 2 nein, Woche 3 ja. Der Tag der Schichten ändert sich nicht.

Woche A und Woche B: so machst du die Rotation

Für eine Rotation reicht der Rhythmus alle 2 Wochen. Du legst eine Serie für Lea an, die in Woche 2 beginnt, und eine für Rui, die in Woche 1 beginnt: Alle 2 Wochen hat einer der beiden das Wochenende.

Im Beispiel hat Ana eine wöchentliche Serie von Montag bis Freitag. Rui und Lea haben je eine Serie alle 2 Wochen für Samstag und Sonntag, um eine Woche versetzt. Das sind drei Serien: Für ein richtiges Team brauchst du Pro, denn die Gratis-Version hat nur eine.

AnaRuiLea
Drei Serien, keine Schicht neu geschrieben. Ändert sich die Rotation, änderst du die Serie, nicht jede Woche.

Sonntag. Sonntagsarbeit ist grundsätzlich verboten (Art. 18 ArG), ausser in Ausnahmefällen. Prüfe, ob in deinem Fall eine Ausnahme gilt, bevor du jemanden am Sonntag einplanst.

Freie Tage, von Tag X bis Tag Y

Um zu markieren, dass jemand nicht arbeitet, wählst du unter «+» «Frei» und setzt den ersten und den letzten Tag, beide eingeschlossen. Das gilt für Ferien, Krankheit, einen Termin oder einen freien Tag. Gibt es an diesen Tagen schon eine Schicht, warnt dich die App.

Rui hat das Wochenende, darum ist er am Montag und am Freitag frei. Jede Person sieht im Plan ihre Schichten und ihre freien Tage.

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bekommt keine Schichtzeile: An freien Tagen steht nur «Frei». Das ist die Nachricht, die Rui erhält.

RuiWhatsApp

Mo (02.11.): Frei Di (03.11.): 11:00–19:00 (30 Min. Pause) • Gelateria Alba Mi (04.11.): 11:00–19:00 (30 Min. Pause) • Gelateria Alba

✓ Gesendet

Der Grund bleibt bei dir. Der Grund einer Abwesenheit ist privat und steht nie in der Nachricht. Die Person sieht nur «Frei».

Sieben Tage geöffnet heisst nicht sieben Tage arbeiten

Der Laden kann 7 Tage von 7 öffnen, aber jede Person hat Grenzen. Ein paar Punkte aus dem Arbeitsgesetz (ArG), die beim Planen zählen.

  • Art. 21Hat die Arbeitswoche mehr als 5 Tage, braucht es mindestens einen halben freien Tag (ausser in Wochen mit einem freien Feiertag). Mit dem Einverständnis der Person können die halben Tage bis zu 4 Wochen zusammengefasst werden
  • Art. 18Sonntagsarbeit (von Samstag 23 Uhr bis Sonntag 23 Uhr) ist verboten, ausser in den Ausnahmen von Art. 19 ArG
  • Art. 15aEine tägliche Ruhezeit von mindestens 11 Stunden am Stück. Für Erwachsene kann sie einmal pro Woche auf 8 Stunden sinken, wenn der Durchschnitt über 2 Wochen 11 Stunden beträgt
  • Art. 69Die Arbeitnehmenden werden bei der Aufstellung der Dienstpläne angehört und möglichst früh informiert. In der Regel zwei Wochen vor einem Einsatz mit neuem Dienstplan (Art. 69 ArGV 1)

Viele Branchen haben eigene Regeln, zum Beispiel Hotellerie und Gastronomie mit dem Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV), das Gesundheitswesen oder Läden mit kantonalen Öffnungszeiten. Prüfe deinen Gesamtarbeitsvertrag und deinen Kanton. Die Rechnung unten ist nur eine Erinnerung.

Arbeitstage in einer Woche

Arbeitstage
6
Tage ohne Arbeit
1
Stunden in der Woche
48.0

Mehr als 5 Tage: In dieser Woche braucht es mindestens einen halben freien Tag (Art. 21 ArG), ausser in Ausnahmefällen. Prüfe auch deinen Gesamtarbeitsvertrag.

Über 45 Stunden. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt je nach Branche 45 oder 50 Stunden (Art. 9 ArG): Prüfe, welche für dich gilt.

Die App hilft beim Planen und Informieren. Das Gesetz einhalten muss der Arbeitgeber. Der Plan zeigt die Wochen und die freien Tage; die Regeln deines Vertrags kennst du.

So macht es Send Planning

Send Planning ist eine App für iPhone und iPad. Du baust den Plan für 7 Tage, wiederholst Schichten, markierst freie Tage und sendest jeder Person nur ihre Schichten.

Der Wochenplan in Send Planning, mit den Schichten jeder Person
  • Serien, die sich wiederholenTäglich, wöchentlich mit gewählten Tagen, alle 2 Wochen, monatlich oder jährlich. Das Ende ist optional.
  • Freie Tage von Tag zu TagDer Grund ist privat. Die Nachricht sagt nur «Frei».
  • Jede Person bekommt ihrePer WhatsApp, SMS, E-Mail oder Teilen. Text, Bild oder .ics-Datei (E-Mail und Teilen).
  • Routen (Pro)Kilometer und Minuten von zu Hause zum Arbeitsort, mit Apple Karten.
  • Plakat als PDF (Pro)Der Tag, die Woche, der Monat oder das Jahr in A6, A5, A4 oder A3, zum Aufhängen im Laden.
  • Deine Daten bleiben auf deinem iPhoneKein Konto. Es funktioniert ohne Netz, ausser zum Senden.

Gratis, ohne Zeitlimit: 1 Mitarbeiter, 1 Ort und 1 Serie, zum Ausprobieren. Ein richtiges Team braucht Pro, mit unbegrenzt Mitarbeitern, Orten und Serien, Routen, Plakat als PDF und ohne Markenzeile in der Nachricht. Die Abos beginnen mit 14 Tagen gratis. Der Preis steht im App Store.

Bevor du den Plan sendest

Kann jemand eine Schicht nicht machen, schreibe den Plan nicht neu: Halte den Finger auf die Schicht, wähle «Schicht tauschen» und tippe auf die Schicht der anderen Person. Nur die Personen ändern sich; Tag, Zeiten und Ort bleiben gleich.

LeaSa 08:00–16:00
Schicht tauschen
RuiSo 08:00–16:00

Wurde die Schicht schon gesendet, erhält die Person, die sie verliert, beim nächsten Versand einen Hinweis.

Eine kurze Liste, bevor du auf Senden drückst.

  • Jede Person hat ihren freien Tag. Prüfe, dass der freie Tag markiert ist und nicht nur «keine Schicht».
  • Niemand arbeitet mehr als 5 Tage ungeprüft. Bei 6 oder 7 Tagen braucht es einen halben freien Tag (Art. 21 ArG).
  • Zwischen zwei Schichten liegen 11 Stunden. Zum Beispiel nach dem Abendschluss und vor der Öffnung am Morgen.
  • Die Serien haben das richtige Enddatum. Eine Serie ohne Ende läuft weiter. Setze ein Ende, wenn sich die Rotation ändert.
  • Der Sonntag ist in deinem Fall erlaubt. Sonst braucht es eine Ausnahme (Art. 18 und 19 ArG).
  • Du hast rechtzeitig informiert. Neue Dienstpläne in der Regel zwei Wochen vorher (Art. 69 ArGV 1).

Lade Send Planning für iPhone und iPad. Du machst den Dienstplan des Teams, und jede Person bekommt nur ihre eigenen Schichten, per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Gratis zum Starten, ohne Konto.

App ansehen Im App Store laden

Häufige Fragen

Wie wiederhole ich eine Schicht jede Woche in Send Planning?

Öffne in der Schicht den Abschnitt «Wiederholung» und wähle Wöchentlich. Du kannst die Wochentage wählen, zum Beispiel Montag, Mittwoch und Freitag, und ein optionales Enddatum. Die App erstellt die nächsten Schichten selbst, bis zu 12 Wochen im Voraus.

Kann ich eine Rotation Woche A und Woche B einrichten?

Ja, mit dem Rhythmus alle 2 Wochen. Du legst eine Serie für eine Person an, die in Woche 1 beginnt, und eine für die andere, die in Woche 2 beginnt. Mit mehreren Serien brauchst du Pro: Die Gratis-Version hat nur eine.

Wie markiere ich Ferien oder einen freien Tag?

Wähle unter «+» «Frei» und setze den ersten und den letzten Tag, beide eingeschlossen. Der Grund ist privat und steht nie in der Nachricht: Die Person erhält nur «Frei». Gibt es an diesen Tagen schon eine Schicht, warnt dich die App.

Wie viele Serien kann ich gratis anlegen?

Die Gratis-Version ohne Zeitlimit hat 1 Mitarbeiter, 1 Ort und 1 Serie. Sie dient zum Ausprobieren. Für ein richtiges Team brauchst du Pro mit unbegrenzten Serien, Mitarbeitern und Orten. Die Abos beginnen mit 14 Tagen gratis.

Erlaubt das Gesetz, sieben Tage am Stück zu arbeiten?

Nach dem Arbeitsgesetz braucht es bei einer Woche mit mehr als 5 Arbeitstagen mindestens einen halben freien Tag (Art. 21 ArG), und Sonntagsarbeit ist verboten, ausser in Ausnahmefällen (Art. 18 und 19 ArG). Viele Branchen, etwa die Gastronomie, haben eigene Regeln: Prüfe deinen Gesamtarbeitsvertrag und deinen Kanton.

Was passiert, wenn ich eine schon gesendete Schicht ändere?

Verschiebst du eine schon gesendete Schicht, enthält die nächste Nachricht einen Hinweis mit der alten und der neuen Schicht. Mit «Schicht tauschen» ändern sich nur die Personen: Wer die Schicht verliert, erhält beim nächsten Versand einen Hinweis.

Zu diesem Leitfaden. Informativer Inhalt, keine Rechtsberatung. Die Beispiele, Namen, Zeiten und Betriebe sind erfunden. Die zitierten Artikel stammen aus dem Arbeitsgesetz (ArG) und seiner Verordnung 1 (ArGV 1); jeder führt zum offiziellen Text auf Fedlex. Viele Branchen haben eigene Regeln: Prüfe deinen Gesamtarbeitsvertrag und deinen Kanton. Dieser Leitfaden kann Fehler enthalten oder nicht mehr aktuell sein: Prüfe immer die offiziellen Quellen. Stand: Oktober 2026.

Quellen (4)

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